شرح وظیفه مسئول دفتر چیست؟

مسئول دفتر دارای وظایف زیادی است که اگر این وظایف بدرستی انجام شود می تواند یک مسئول دفتر حرفه ای تر و موفق تر خواهد بود.

تعرف شغل:

این شغل مساقیما زیر نظر مدیر عامل می باشد و تمام کارهای مدیر عامل و ارتباطاتی که مدیر عامل با بیرون و داخل کسب وکار دارد را مدیریت می کند.

توانایی های مورد نیاز مسئول دفتر:

-خوش برخورد

-دارای تخصص های مورد نیاز روز

-مهارتهای ارتباطی قوی

-پاسخگویی تلفنی مناسب

-داشتن مهارتهای روانشناسی

-داشتن مهارت کار با رایانه

-استفاده مناسب از شبکه های اجتماعی

-داشتن نظم و مدیریت برنامه ریزی قوی

-برگزاری و تنظیم برگزاری جلسات

-فنون مذاکره

-توانایی در بایگانی اسناد و مدارد

-تایپ ۱۰ انگشتی

این توانایی ها توانایی می باشد که در برخی از شرکت ها و موسات پررنگ تر می باشد و در برخی از مکان ها کم رنگ تر می باشد ولی مسئول دفتر باید اشرافیت کامل به تمام این موارد داشته باشد تا بتواند محیط کاری خود را بهتر مدیریت نماید.

مسئول دفتری

اختیارات مسئول دفتر چیست؟

از آنجا که هر شغلی یک سری وظایف دارد دارای اختیاراتی نیز می باشد که تمام این موارد را مدیر عامل می تواند واگذار نماید و یا اضافه تر هم داشته باشد.

-لغو و یا تنظیم جلسات داخلی

-تماس با مراکز بیرونی و درونی

-تماس با کلیه کارکنان و مدیران

-بایگانی مدارک واسناد محرمانه

-به چه کسانی گزارش می دهد؟

مسئول دفتر تمام گزارشات خود را به مدیر عامل ارایه می دهد و چون این فرد مستقیماً زیر نظر مدیر عامل فعالیت می کند می تواند از ایشان فقط دستور بگیرد.

چه وظایف مهمی برای این شغل تعریف شده است؟

ثبت کلیه نامه های وارده و صادره به دفتر مدیر عامل

بایگانی مدارک و  اسناد با طبقه بندی های مختلف

دریافت امضاء اسناد و مدارک مورد نیاز

هماهنگی برای تمام قرار ملاقاتها و جلسات مدیر عامل

ارسال و دریافت نامه ها و اسناد مورد نیاز

برخی از وظایفی که شاید بعضا از این شغل انتظار داشته باشند:

نظارت بر اجرای دستورات مدیریت و انجام مصوبات

نظم و انظبات محیط کاری

مدیریت بر اموال و سرمایه ها

 چه امکاناتی مورد نیاز است؟

رایانه

پرینتر

فکس

تلفن

میز و صندلی

کمد بایگانی

و ملزومات اداری

چه انتظاراتی از یک مسئول دفتر بیشتر می رود؟

در دسترس بودن ۲۴ بدلیل هماهنگی های که مورد نیاز است

پاسخگویی مناسب در خارج از ساعات اداری

حضور به موقع و داشتن نظم فوق العاده

چه کسانی برای این شغل مناسب هستند؟

داشتن روحیه کار گروهی

مسلط به یک شری توانایی های مهارتی

داشتن تحصیلات مناسب

آشنایی با زبان انگلیسی

داشتن صبر وحوصله و سعه صدر

مسئول دفتری

حقوق  مزایای تعریف شده برای این شغل چقدر میباشد؟

البته حقوق دریافتی در این شغل بیشتر به شرایط یک کسب وکار برمی گردد که از ماهیانه ۷۰۰۰۰۰ تومان تا چندین میلیون تومان هم می باشد

این نواسات دریافتی به خاطر نوع کسب وکار است ولی معمولا اولین نفراتی که در هر کسب وکار استخدام می شود مسئول دفتر است این رنج قمتی بستگی به حساسیت کار ، توان پرداختی و … تغییر خواهد کرد

و حتی در بخی از مراکز این حقوق ها چون توافقی است نمی توان رنج حقوق ثابتی را نیز برای آن تعریف کرد

برخی از افراد فکر می کنند که مسئول دفتر بسیار راحت است و هرجه که مراجعه کنند می توانند استخدام شوند ولی در صورتی که چون این شغل مستقیماً با مدیران در ارتباط است بعضاً استخدام آنها نیز مستقیم توسط خودمدیران انجام می شود و باعث می شود که حساسیت انتخاب بیشتر شود

و یکی  از مواردی که بسیار برای این شغل مهم است ارتباط با داخل و بیرون کسب وکار بیشتر توسط این فرد ا نجام می گیرد فعالیتهای نادرست و غلط باعث نارضایتی و تنش های کاری بین کارکنان و مشتریان می شود و این موضوع اصلاٌ خوشایند مدیران نیست

بخاطر همین سعی می کنند افرادی که دارای مهارتهای خوبی هستند استخدام کنند تا دچار پاسخگویی های حاشیه ای نباشند و دغدغه های فکری کمتری داشته باشند.

چه کار می توانید انجام دهید که به عنوان بک مسئول دفتر حرفه ای استخدام شوید؟

امروزه یکی از گزینه های انتخاب داشتن مهارت رایانه است چون اکثر فعالیتهای مدیران با رایانه و شبکه های اجتماعی و تکنولوژی مدیریت می شود

جلسات آنلاین

پاسخگویی آنلاین

مکاتبات نرم افزاری

و….

اگر شما هیچ تخصصی در این زمینه ندارید باید تخصص خود را هر روز بیشتر از روز قبلل کنید و با تکنولوژی بروز باشید

یکی دیگر از موارد بسیار مهم دیگر شخصیت و اتیکت شخصی شماست

معمولا افرادی که بدنبال این شغل هستندو علاقه مند می باشند در این حرفه مشغول شوند فکر می کنند با هر گونه رزومه و شخصیتی می توانند وارد کسب وکار شوند

وقتی که شما نویسنده یک کتاب باشید و یا دارای فن بیان قوی باشید و و دارای پوشش مناسب باشید و … می تواند در جذب شما بسیار موثر باشد

چکار کنیم در شغل مسئول دفتر رضایت شغلی ما کم نشود؟

خیلی از افراد با شتیاق این شغل را انتخاب می کنند و چون به وظایف و تخصص هایی که مورد نیاز است توجه نکرده اند ومدیران هم انتظاراتی از این فرد دارند و برآورده نمی شود

کم کم تنش های محیط کاری ایجاد خواهد شد و افراد با ناراحتی های فراوان روبرو می شوند و فکر می کنند که دیگران مقصر هستند ولی ناگفته نماند مدیریت افراد توسط خود این فرد ا نجام می شود و داشتن مهارتهایی که بتواند این نیازها را پاسخگو باشد ولی وقتی که توانایی انجام کار را بطور حرفه ای نداشته باشید فقط یک منشی تلفنی هستید که یک تماس تلفنی می گیرید و یا یک ارتباط فقط برقرار می کنید البته اگر این موضوع را هم به خوبی انجام دهید بخاطر هیمن که شما توانایی ندارید دچار بحران خواهید شد و کم کم انگیزه سر کار رفتن را از دست خواهید داد.

چه اقدامی انجام دهید؟

اگر تخصص و مهارت کافی ندارید حتما تخصص ها  مهارت های مورد نیاز این حرفه را فرابگیرید

برای تهیه رزومه قوی وقت کافی اختصاص دهید

بر روی اتیکت و شخصیت خود بسیار کار کنید.

[padding right=”10%” left=”10%”][/padding]

خوشحال می شویم نظرات و کامنت های شما را می  بینیم.

آدرس اینستاگرام مدیر نوین:  https://www.instagram.com/rezayavari88

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری

 در مسیر تعالی باشید…

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.