ممیزی موفق چه شاخصه ای دارد؟

ممیزی برای استقرار هر سیستم مدیریتی برای اینکه پایدار و دوام داشته باشد باید انجام شود.

شما اگر در کسب و کار خود بتوانید یک ممیزی خوب را برنامه ریزی کنید می توانید بهره برداری

خوبی از سیستم های مدیریتی داشته باشید.

ممیزی ها باید بر اسای یک الگوی مناسب انجام شود .

ولی بهترین شاخصه ای که می توان برای یک ممیزی خوب به آن پرداخت استاندارد ISO 19011 می باشد.

که بسیار نکات خوبی برای ممیزی نمودن برای شما ارایه می نماید.

نکاتی که بایدبرای این استاندارد اشاره داشته باشیم تجربیات ممیزی است.

شاید اجرای این استاندارد و رعایت کردن برای افرادی که تازه شروع به ممیزی کردن نموده اند

بسیار کار مشکلی است.

ولی در این مقاله به مواردی اشاره می نمایم که می تواند بعد از مطالعه این استاندرد

به شما در اجرای یک ممیزی موفق کمک کند.

تا راهی که بسیاری از ممیزین در سالهای متمادی طی کرده اند شما بزودی می توانید

این مسیر را طی نمایید

ممیزی چیست؟

در فرهنگ لغات معین ممیزی به این گونه معنا شده است: ۱ – وارسی ، رسیدگی . ۲ – ارزیابی مالیاتی .

اما در استاندارد مدیریت کیفیت بدین گونه می باشد: ممیزی فرآیندی سیستماتیک،

مستقل و مدون برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظور تعیین میزان

برآورده شدن معیارهای ممیزی است.

انواع ممیزی:

۱-ممیزی داخلی:

ممیزی های داخلی که گاهی “ ممیزی شخص اول” نیز نامیده می شود، توسط خود سازمان

یا از جانب آن جهت بازنگری مدیریت و سایر مقاصد داخلی انجام می گیرد.

و می تواند مبنایی برای خود اظهاری سازمان در مورد انطباق باشد.

در بسیاری موارد، بخصوص در سازمانهای کوچک، مستقل بودن می تواند از طریق مسئولیت

نداشتن در فعالیتی که تحت ممیزی است، به اثبات برسد.

۲-ممیزی شخص دوم:

ممیزی ای است که توسط طرفهایی که در مورد سازمان ذینفع هستند، از قبیل مشتریان سازمان

یا از جانب آنان بر پایه معیار یا استاندارد توافق شده انجام میگیرد.

۳-ممیزی شخص ثالث:

ممیزی است که توسط سازمانهای برون سازمانی منتقل دارای صلاحیت و اعتبار یافته، انجام می گیرد.

این سازمانها انطباق با الزاماتی از قبیل الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ یا ایزو ۱۴۰۰۱ و امثالهم را

گواهی یا ثبت می کنند.

حال که با انواع ممیزی آشنا شدیم باید بگویم که نوع ممیزی فرقی ندارد فقط شما باید باید

به نحوه ممیزی توجه داشته باشید و این مهمترین  مساله است.

اقدامات مهم برای اینکه یک ممیزی خوب انجام دهیم چیست؟

۱-داشتن چک لیست ممیزی:

داشتن چک لیست در ممیزی الزام نیست ولی اگر تازه کار هستید و هنوز نمی دانید

در ممیزی چه چیز هایی را سوال کنید حتماً از چک لیست استفاده نمایید.

۲-آشنایی با محیط ممیزی شونده:

حتماً قبل از ممیز ی با نوع فعالیت کسب و کار و یا قسمتی که مد نظر شما است در آن ممیزی انجام شود

آشنایی کامل پیدا نمایید. این مساله می تواند به شما در نوع پرسشهایی که از ممیزی شونده خواهید پرسید اثر بسیاری دارد.

۳-برخورد با یک موضوع که در ممیزی با آن آشنا نیستیم:

شما ممکن است هنگام مواجه با یک موضوع ندانید که چه سئوالی پرسیده شود که شما را غیر

حرفه ای ندانند و این موضوعی است که اکثر ممیزان تازه کار به آن توجه ندارند.

عدم توجه به این موضوع باعث می شود که ممیزی شونده حس خوبی از این فرد نداشته باشد

و این فرد را غیر حرفه ای تصور می کند و ادامه ممیزی خوبی ممکن است رخ ندهد.

شمادر این گونه موارد که نمی دانید چه سوالی بکنید باید اصلاً سوال مربوطه انجام نشود.

نوع فرآیند کاری را از ممیزی شونده بخواهید توضیح دهد و از بین ارایه ممیزی شونده سعی کنید

این موضوع را پیدا نمایید.

۴-عدم پافشاری زیاد بر روی یک عدم انطباق ممیزی:

برخی از ممیزان وقتی که موضوعی را که مظابق با الزامات تعیین شده نیست را پیدا می کنند

روی آن موضوع پافشاری می کنند و سعی می کنند به انواع محتلف از این عدم انطباق بهره برداری نمایند.

که کار بسیار غیر حرفه ای است و باعث می شود ممیزی شوند در مقابل ممیز از خود واکنش نشان بدهد

و درذهن او این فرد مثبتی نیست.

ممکن است که ممیزی به درگیری لفظی نیز بیانجامد که اصلا برای ممیز خوب نیست.

۵-هماهنگی با سر ممیز:

در انجام ممیزی سعی کنید با سر ممیز هماهنگ باشید.

اگر قرار است اقداماتی انجام دهید یا یک نوع فعالیتی که ایشان برنامه ریزی نموده است

که شما آن را دردستور کار خود قرار دهید حتما انجام شود.

و مراقب باشید که سر ممیز به عنوان تصمیم گیر ممیزی می باشد.

۶-ثبت شواهد ممیزی:

درثبت شواهد ممیزی دقت کنید و با دقت این کار انجام شود و طوری این یافته ها ثبت گردد

که در مراجعه بعدی بتوان آن هارا پیگیری کرد.

و از علائم مخصوص استفاده نمایید که باعث تنش با ممیزی شونده نشوید.

چون شما باید گزارشات خود را بر اساس شواهد ارایه دهید و ممیزی شونده باید

این موضوعاتی که شما بعداً به او ارایه می نمایید را انجام دهد.

۷-ارایه گزارش ممیزی:

معمولاًچالشی که اکثر ممیزان دارند در ارایه گزارش و بازخورد ممیزی است.

شما باید گزارش ممیزی را در مدت زمانی که با ممیزی شونده گفته اید ارایه دهید

و این گزارش بین یک تا سه ماه باشد.

وقتی این گزارشات از این تاریخ تجاوز می کند دیگر اثر بخشی خوبی برای شونده ندارد

و نمی تواند برنامه ریزی خوبی داشته باشد.

۸-جلسات افتتاحیه و اختتامیه ممیزی:

این دوجلسه بسیار مهم و حیاتی هستند طوری که ممیزی شونده می تواند از این ممیزی

لذت ببرد و یا از این ممیزی نفرت پیدا کند.

و نوع بیان شما در معرفی ها و نحوه ارایه گزارشات باید بسیار حرفه ای باشد بطوری

که به شخصیت های افرادی که در جلسه حضور دارند یا در جلسه غیبت دارند اهانت نشود.

و برای این افراد دچار دردسر نشود.

وقتی که ارایه گزارشی داده می شود ممیزی شونده یا قبول می نماید و یا اینکه جبهه می گیرد.

شروع به دفاع کردن از خود می کند و شما باید شواهد خود را ارایه دهید.

اگر به توافق نرسیدید نباید جدل کنید و این موضوع را به بعداً موکول کنید و سعی کنید فضارا آرام کنید.

این موارد معمولاً موضوعاتی است که ممیزان تازه کار به آنها باید بسیار حساس باشند

و به خوبی آن را مدیریت نمایند.

پیشنهاد می کنم که حتما استاندارد ISO 19011 را مطالعه نمایید و این موضوعات را برای خود با دقت مرور کنید.

[box type=”download” align=”aligncenter” class=”” width=””]دریافت متن استانداردISO 19011[/box]

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری