یکی از مکانهای که بیشترین مراجعات در آن وجود دارد محیط های اداری می باشد و برعکس شلوغ ترین و بی نظم ترین مکان ها را می توانیددر دفاتر اداری پیدا نمایید وا ین هم بدلایل زیر بوجود می آید :

  • این محیط ها بعد از مدتی به محل امن ضایعات تبدیل می شود و در پشت کمد ها و بالای قفسه ها مملواز ضایعات خواهد بود
  • بدلیل اینکه در واحد های ستادی بیشتر اوقات افرادی که کار می کنند به مرور زمان حجم زیادی از پرونده ها و اسناد مواجه می شوند این موارد به صورت منظم اجرایی نمی شود
  • برخی از افراد در واحد های ستادی از مدیریت زمان بخوبی استفاده نمیکنند
  • به مرور زمان مکان هایی برای نگهداری پرونده ها در اختیار آنان قرار نمی گیرد
  • باتوجه به اینکه در ابتدا مدیران برای اینکه بتوانند این واحد را راه اندازی نمایند ساختمان مناسبی برای کارکنان تهیه می کنند ولی به مرور زمان این ساختمانها فرسوده و امکانات آن دچار خرابی می گردد و به سختی واحد تعمیرات آنها را اصلاح می کند .
  • معولا بدن پیش بینی های لازم واحد های اداری ساخته می شود و با توجه به گسترش سازمان و نیاز به نیروی انسانی در این واحد ها نیرو اضافه می گردد بدون اینکه توجه به فضای فیزیکی شود

این ها نمونه های از  علل بی نظمی در محیط های ستادی می باشد

حالا با هم چند راه حل برای استقرار نظام آراستگی(۵S) بیان می شود :

  • به کارکنان خود مدیریت زمان را آموزش دهید
  • برای هر کارمند کار مشخصی تعریف کنید و اگر کارهای دیگری قرار است انجام دهد با اولویت به او بگویید انجا م دهد
  • هر ماهه به نیروهای تعمیراتی بگویید که به واحد اداری بیایند و تمام تاسیسات آنرا چک کنند و اگر مشکلی دارد آنرا بر طرف نماییند.
  • به کارکنان خود لباس های متحدالشکل بدهید و البته اگر بر اساس نوع کار این کار انجام شود در شناسایی افراد بهتر خواهد بود .

مثلا کار کنان با یک لباس مدیران با لباس دیگر و به همین شکل زیرا فراد وقتی مراجعه می کنند بدانند با مدیران صحبت می کنند یا کارکنان و خواسته های خودشان را به نفری که مربوط است را بیان نمایند

  • برای هر فرد یک تابلوی مشخص سازی تهیه کنید ونام و سمت اور ا درج کنید
  • برای هر فرد یک بچ سینه کا شامل ارم و نام و نام خانوداگی او می باشد تهیه کنید که به لباس خود نصب کنند
  • میزهای اداری یکسان سازی شود
  • قفسه ها و کمد ها یکسان سازی شود
  • تمام کمد ها و قفسه ها شماره بندی و مشخص شود و یک کد مشخص بر روی آن جهت آدرس پیدا کردن نصب گردد
  • پوشه ها ی یکسان با آرم سازمان جاری باشد که دیگر پوشه ها که متعلق به سازمان نیست بلا فاصله شناسایی گردد.
  • لوازم رومیزی یکسان و همانند تهیه شود و به هر کارمند ( پانچ-منگنه –منگنه کش –پایه چسب- تقویم رومیزی- تلفن رومیزی – جا ی لوازم التحریر-جا سوزنی و جا منگنه ای )
  • سعی شود هر کارمند بیشتر از یک قلم بر روی میز خود چیزی قرا رندهد
  • در محیط های اداری از گل استفاده گردد و لی این گل ها رونده نباشند
  • مکانهایی برای جلسات مد نظر گرفته شود که کارکنان بتوانند جلسات خود را در آن مکانها برگزار نمایند
  • از پارتیشن بندی برا ی محیط های پر سرو صدا استفاده گردد و کارکنانی که بیشترین مراجعه کننده را دارند در اتاقهای مجزا انتقال دهید و یا اینکه با پارتیشن آنها را از دیگر کارکنان جدا کنید
  • در سردرب هر اتاق نام اتاق درج شود
  • یک تابلو راهنما برای مراجعه کنند گان تهیه شود
  • در سازمان بزرگ و چند طبقه یک نفر به عنوان راهنما در نظر گرفته شود
  • رنگ آمیزی کل ساختمان و اتاقها به یک شکل باشد و افراد با هر سلیقه ای نمی توانند رنگ آمیزی را انجا م دهند
  • بر روی هر کشوی میز حتما محتویات آن کشو بر مبنای کاری که انجام می شود انجام شود
  • در هر اتاق و یا برای هر نفر یک تابلو وایت برد تهیه شود
  • تمام شیشه ها بطور هر شش ماه یکبار تمیز شوند
  • پرده های هر شش ماه یکبار تمیز شوند
  • لامپهای سوخته اتاقها بلافاصله تعویض گردد
  • لامپها هر شش ماه یکبار تمیز شوند
  • توجه ویژه ای به نظافت رایانه ها شود و کارکنان اگر نیاز دارند همه به یک شکل تهیه شود برخی از سازمانها را برای همه کارکنان لب تاب تهیه کرده اند که جای کمتری میگیرد و یک شکل می باشد
  • برای نگهداری تجهیزات رایانه ای مکان مشخصی در نظر گرفته شود
  • داخل رایانه ها از یک نظم برخوردا باشد مثلا یکی از درایو ها فیلم ، یکی گزارشات و… به همین طریق بسته به نوع کار و فعالیتهایی که آن واحد انجام می شود نام گذاری کرد و کارکنان مطابق با این الگو مطالب خود را ذخیره نمایند
  • از نرم افزا رهای بروز استفاده شود
  • بر روی دسکت تاپ افراد فایلی را ذخیره نکنند
  • هر روز یا هر هفته بک آپ از سیستم حود بگیرند
  • تابلوهای اعلانات مناسب در هر قسمت نصب گردد
  • تابلوهای انگیزشی و با تصاویر زیبا در محیط کار و راهرو ها نصب گردد.
  • هر هروز نظافت اتاقها انجام گردد
  • یک نفر نیروی خدماتی برای هر طبقه در نظر گرفته شود
  • لوازم سرمایشی و گرمایشی مناسب و بدون سرو صدا در محیط ها در نظر گرفته شود
  • کتابخانه مناسب در هر اتاق و یا هر طبقه در نظر گرفته شود که کارکنان بتوانند کتابهای مورد نیاز خود را آنجا تهیه کنند
  • صندوق های مختلف بطور مناسب در راهروها و ساختمان نصب گردد.

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری

2 thoughts on “نظام آراستگی۵Sدر دفاتر اداری

دیدگاهتان را بنویسید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.