یک روز به یک اداره مراجعه کردم برای یک کار اداری و در آنجا چندین دفتر و راهرو وجود داشت که بایستی دور می زدم تا به اتاق مورد نظر برسم وقتی وارد اتاق شدم دیدم که تمام اتاق را پرونده گرفته و چند نفر نیروی آن اداره مشغول به کار هستند کمی با خود گفتم که طوری می شود که این پرونده من و دیگر پرونده ها در این همه پرونده سالم ببماند و من مجبور نباشم دوباره به  این اداره برای تشکیل پرونده بیایم و بتوانم جان سالم در ببرم وقتی که شما وارد این اتاق ها می شدید یاد فیلم هایی می افتادید که در یک اتاق و یک لامپ یک نفر نشسته و وقتی مراجعه می کنید این فرد را گردو خاک گرفته و با سرفه هایی که معلو م است بخاطر این گردو غبار ها و محیط تاریک آن به این شکل افتاده می افتادام و همیشه یک وحشت از اینکه باید دوباره مراجعه کنم و کارم را انجام دهم دارم.

این کارکنان حتی فکر کنم چای و نوشیدنی خود را نیز با کاغذ و پرونده نوش جان می نمایند و هر موقع که می خواهند بروند پشت میزشان باید مواظب باشند که پروندها روی زمین نریزد و حتی روی صندلی ها و هرجا که فکرش را بکنید کاغذ و پرونده قرا رداشت و هیچ نظم (۵S)  و انظباطی که بتوان در اینجا یک آراستگی(۵S)  وجود دارد به چشم نمی خورد و شما فکر کنید که چه بلایی بر سر این کارکنان بعد از مدتی خواهد افتاد

حال می خواهم به علت های بی نظمی و عدم آراستگی(۵S)  بپردازم و چند راه کار بیان نمایم تا اداره و محیط کار شما به این روز نیافتد.

چه اثراتی عدم آراستگی(۵S)  در محیط های اداری بر روی کارکنان می گذارد ؟

۱-عدم تمرکز

وقتی کارکنان این همه پرونده روبروی آنها می باشد نمی توانند تمرکز داشته باشند و اصلا هیچ کار خوبی را نمی توانند تا انتها به پایان برسانند و همیشه این دغدغه را دارند که این همه پرونده نا تمام دارند و با ید با آنها چه کار کنند

۲-باعث عدم توجه به مراجعان

وقتی یک کارمند این همه پرونده روبروی او است اصلا توجهی به مراجعه کننده ندارد و بخوبی نمی توانند کار ارباب رجوع خود را برطرف نماید و این ارباب رجوع همیشه با یک عامل نفرت به دیدار مسئول پرونده خود می رود و ذهن ناخود آگاه فرد اصلا دوست ندارد با این افراد صحبت کند و معمولا با بی احترامی با همدیگر برخورد دارند

۳-عدم دسترسی سریع به پرونده ها

وقتی این همه پرونده روی هم دیگر و در همه جای اتاق ها پراکنده است دراین میان باید همه جای اتاق را بگردید تا پرونده دلخواه خود را پیدانمایید و این علاوه بر اینکه وقت  شما را می گیرد و شما نمی توانید به سرعت کار خود را پیش ببرید

۴-نشان از عدم درست کار کردن دارد

اگر ارباب رجوع با کوهی از پرونده مواجه شود ذهن ناخود آگاه او به او می گوید این فرد حالا ها کاررا انجام نخواهد داد و این فرد با یک لحنی که ممکن است بد هم باشد معترض خواهد  کرد  و پیش پیش در مورد شما قضاوت می کند و شما را فردی می پندارد که کار او را انجام نخواهید داد

۵-تنش های عصبی برای کارکنان

هر فردی که در محیط اداری  که شلوغ است  و نظام آراستگی  (۵S) ندارد فعالیت دارد بعد از مدتی دچار تنش های عصبی می شود وبعد از مدتی با ارباب رجوع و همکاران و خانواده خود با عصبانیت برخورد می کند

حال باید چه کار کنیم:

در یک سیستم اداری اگر بخواهد نظام آرا ستگی (۵S) بخوبی پیاده شود شما باید چند کار را انجام دهید تا از دست  این پرونده ها نجات یابید

۱-کمد های بایگانی مناسب طراحی شود

در هر اتاق و مجموعه ای باید کمد های بایگانی مناسب حجم کار وجود داشته باشد و این کمد ها بطور مناسب کد بندی شده باشد و آدرس دهی بر روی هر پرونده متناسب با موضوع باشد تا افراد هر موقع که خواستند به این پرونده ها دسترسی داشته باشند

۲-هر روز به همان میزان کاری که انجام می شود پرونده روی میز باشد

معمولا در کار های اداری بخاطر راحتی پرونده ها همیشه روی میز است تا هر موقع که خواستیم بدون زحمت از لابلای پرونده ها یک پرونده را پیدا کنیم و به آن رسیدگی کنیم

اگر شما کارمند منظمی باشید و آراستگی (۵S) محیط اداری را رعایت نمایید معمولا بیش از چند پرونده را روی میز خود قرار نمی دهید چون اگر بیشتر باشد این نکته را می رساند که شما چقدر کار نکرده دارید که به آن رسیدگی نکرده اید

۳-سعی شود از سیستم های مکانیزه استفاده شود

اگر تمام کارها و نامه ها و پرونده ها بصورت الکترونیکی پیگیری شود بسیار حجم  کار و پرونده ها  را کاهش می دهد و کار ها نیز سریعتر انجام می شود

۴-آراستگی در پایان وقت اداری

اگر همه کارکنان در پایان وقت اداری پرونده ها را به جای خودش بازگردانند یک نظم فراگیر و لذت بخش حاکم خواهد شد و وقتی که صبح ها به سر کار می آیید با انگیزه بیشتر کار را انجام می دهید و همیشه یک سری پرونده خاک گرفته و تکراری روبروی شما تزیین نشده است

اگر کمی فکر کنیم می بینیم که این چند کار ساده شاید به نظر خنده دار بیاید ولی شما این ها را انجام بدهید و در محیط کار با شادی فعالیت کنید و یک خانواده شاد داشته باشید.

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری

2 thoughts on “نظم(۵S) در واحد اداری چگونه است؟

دیدگاهتان را بنویسید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.