سیستم 5s نمایانگر کلمات کلیدی ژاپنی است که مراحل یک فرآیند کارآمد برای سازماندهی محیط کار را توصیف می‌کنند. این عبارت اغلب به صورت 5S workplace organization نیز نوشته می‌شود تا زمینه کاربرد اصلی آن نسبت به سایر معانی احتمالی 5S مشخص‌تر گردد و بر اهمیت 5s در بهینه‌سازی محیط کار تأکید شود.
کلمات اصلی ژاپنی به همراه معادل‌های رایج انگلیسی آن‌ها در داخل پرانتز عبارتند از:
Seiri (Sort) – تفکیک و مرتب‌سازی
Seiton (Straighten, Set) – نظم و ترتیب
Seiso (Shine, Sweep) – پاکیزه‌سازی
Seiketsu (Standardize) – استانداردسازی
Shitsuke (Sustain) – حفظ و نگهداری (انضباط)
به بیان ساده، روش‌شناسی پنج مرحله‌ای 5s به یک محیط کار کمک می‌کند تا اقلام غیرضروری را حذف کند (Sort)، اقلام مورد نیاز را برای بهینه‌سازی کارایی و جریان کاری سازماندهی نماید (Straighten)، محیط را به منظور شناسایی آسان‌تر مشکلات پاکیزه سازد (Shine)، از طریق کدگذاری رنگی و برچسب‌گذاری، سازگاری با سایر بخش‌ها را پیاده‌سازی کند (Standardize) و در نهایت، رفتارهایی را توسعه دهد که محیط کار را در بلندمدت سازمان‌یافته و منظم نگه می‌دارد (Sustain).
این روش همچنین گاهی با افزودن ابعاد دیگر، به عنوان 6S (با افزودن Safety – ایمنی) یا 5S+S (با افزودن Safety یا Security – امنیت) یا حتی 7s (با افزودن Spirit – روحیه و Safety) نیز شناخته می‌شود. لازم به ذکر است که این سیستم نباید با Six Sigma (شش سیگما، که اغلب به صورت 6s نوشته می‌شود) اشتباه گرفته شود.
ریشه‌های اولیه رویکرد 5s بر اساس سیستم CANDO که توسط Henry Ford در اوایل قرن بیستم توسعه یافت، بنا شده است.
این ویدئو را تماشا کنید که مراحل را توضیح می‌دهد و تایم‌لپس ویدئویی از نحوه اجرای رویداد 5s توسط یک سازمان مراقبت‌های بهداشتی را ارائه می‌دهد.
در ادامه، تفکیکی از هر ‘S’ در چارچوب 5s ارائه شده است:
-تفکیک و مرتب‌سازی تمایز قائل شدن بین چیزهای ضروری و غیرضروری، و خلاص شدن از شر آنچه نیاز ندارید.
اقلامی که در منطقه استفاده نمی‌شوند را حذف کنید
– مواد تاریخ‌گذشته، تجهیزات شکسته، تجهیزات اضافی، فایل‌های بلااستفاده روی کامپیوتر، ابزارهای اندازه‌گیری که دیگر استفاده نمی‌کنید.
از کارکنان بخواهید تمام اقلامی را که فکر می‌کنند مورد نیاز نیستند، برچسب‌گذاری (tag) کنند
– این کار درک مشترک در مورد نیاز و کاربرد را بهبود می‌بخشد.
تمام تجهیزات و مواد را بر اساس فراوانی استفاده طبقه‌بندی کنید تا به تصمیم‌گیری در مورد نگهداری یا حذف آن کمک شود – بر روی اقلامی که باید حذف شوند، برچسب قرمز (Red Tag) قرار دهید.
یک ‘منطقه نگهداری موقت’ (holding area) برای اقلامی که طبقه‌بندی آن‌ها دشوار است ایجاد کنید – اقلام را برای مدت زمان مشخصی نگه دارید تا سایر افرادی که در تیم پیاده‌سازی 5s نیستند، بتوانند آن‌ها را بررسی کنند.
– نظم و ترتیب عمل ذخیره‌سازی منظم به طوری که کالای مناسب بتواند به طور کارآمد (بدون اتلاف وقت) در زمان مناسب انتخاب شود و برای همه به راحتی قابل دسترس باشد.
شعار اصلی: “جایی برای هر چیز و هر چیز در جای خود”.
مکانی را برای تمام مواد مورد نیاز برای کارتان شناسایی و تخصیص دهید.
مکان‌های ثابت و مقدار ثابت (در صورت لزوم) تعیین کنید.
فضای ذخیره‌سازی را فشرده (compact) کنید.
اشیاء سنگین را در ارتفاعی قرار دهید که برداشتن آن‌ها آسان و ایمن باشد.
تصمیم بگیرید که چگونه باید وسایل کنار گذاشته شوند و از آن قوانین پیروی کنید.
– پاکیزه‌سازی ایجاد یک محل کار تمیز و عاری از زباله، آلودگی و گرد و غبار، به طوری که مشکلات بالقوه (مانند نشت‌ها، ریزش‌ها، موارد اضافی، آسیب‌دیدگی تجهیزات و غیره) بتوانند راحت‌تر شناسایی شوند.
علل ریشه‌ای کثیفی و بی‌نظمی را شناسایی کرده و فرآیند مربوطه را اصلاح کنید.
در هر زمان معین فقط یک فعالیت کاری در یک فضای کاری (workspace) انجام شود.
ابزار و تجهیزات را تمیز و در بهترین وضعیت عملیاتی نگه دارید، آماده برای استفاده در هر زمان.
پاکیزگی باید یک فعالیت روزانه باشد
– حداقل ۵ دقیقه در روز.
از نمودارها یا چک‌لیست‌ها با امضا/حروف اول نام (signatures/initials) استفاده کنید تا نشان دهد که اقدام یا بازبینی پاکیزگی انجام شده است.
از وجود نورپردازی کافی و مناسب اطمینان حاصل کنید – زیرا دیدن آلودگی و گرد و غبار ممکن است دشوار باشد.
– استانداردسازی ایجاد و حفظ استانداردهایی برای داشتن یک محل کار همواره مرتب و تمیز.
استانداردسازی بهترین شیوه‌های به‌دست‌آمده از سه مرحله قبل از طریق ‘مدیریت بصری’ (visual management) مانند استفاده از علائم، برچسب‌ها، کدگذاری رنگی.
کاری کنید که ناهنجاری‌ها (abnormalities) یا خروج از استاندارد، برای مدیریت و کارکنان به سرعت قابل مشاهده باشند.
هر منطقه کاری را با مناطق دیگر سازگار (consistent) نگه دارید.
وجود استانداردها، جابجایی یا جایگزینی موقت کارگران بین مناطق مختلف را آسان می‌کنند.
فرآیندی مشخص برای چگونگی حفظ استانداردها، همراه با تعریف دقیق نقش‌ها و مسئولیت‌ها (roles and responsibilities) ایجاد کنید.
شناسایی وضعیت عادی یا غیرعادی (normal or abnormal conditions) را برای همه آسان کنید – برای مثال، عکس‌هایی از وضعیت مطلوب را روی دیوارها قرار دهید تا یک یادآور بصری فراهم شود.
– حفظ و نگهداری (انضباط) پیاده‌سازی رفتارها و شکل‌دهی عادات لازم برای حفظ استانداردهای تعیین شده در بلندمدت، و تبدیل سازماندهی محیط کار به بخشی از فرهنگ و کلیدی برای مدیریت موفق فرآیندها جهت دستیابی به موفقیت پایدار.
سخت‌ترین مرحله، Sustain (حفظ وضع موجود) است
– بسیاری از سازمان‌ها در رسیدن به این هدف و نهادینه کردن آن با چالش مواجه می‌شوند.
مسئولیت‌ها را برای نگهداری از وضعیت مطلوب ایجاد و حفظ کنید
– این امر نیازمند تعهد قوی رهبران (leader commitment) به پیگیری و نظارت است.
اطمینان حاصل کنید که هر کس به قوانین پایبند است و رعایت آن‌ها به یک عادت تبدیل می‌شود.
مشارکت فعال همگانی (Participation of everyone) را در توسعه عادات خوب و جلب موافقت و پذیرش (buy-in) سیستم جلب کنید.
ممیزی‌ها (audits) و بازبینی‌های منظم دوره‌ای را برای ارزیابی وضعیت و شناسایی نقاط قابل بهبود انجام دهید.
به دنبال علت ریشه‌ای (root cause) مسائل و مشکلات بازگشت‌کننده باشید و آن را برطرف کنید.
همواره سطوح بالاتر بلوغ در پیاده‌سازی 5s را هدف قرار دهید
– بهبود مستمر (continuous improvement) یک اصل کلیدی است.
جالب است بدانید در اصل، این تکنیک گاهی 4S نامیده می‌شد و مراحل Set (نظم و ترتیب) و Shine (پاکیزه‌سازی) با هم ترکیب شده بودند.
با این حال، شرکت Toyota و به دنبال آن اکثر شرکت‌های پیشرو، مدل 5s را به عنوان یک استاندارد پذیرفته و استفاده می‌کنند. سایر کارشناسان بهبود مانند Paul Akers استفاده از 3S را به صورت روزانه در کتاب خود به نام “۲ Second Lean” ترویج کرده‌اند تا بر Sort (تفکیک)، Sweep/Shine (پاکیزگی) و Standardize (استانداردسازی) تمرکز کنند و کمتر بر Straighten (نظم) یا Sustain (انضباط) در فعالیت‌های روزمره متمرکز شوند.
او شرکت Hoks در ژاپن را به خاطر آموزش این رویکرد به او معتبر می‌داند، زیرا آن‌ها احساس می‌کردند مدل کامل پنج مرحله‌ای بیش از حد پیچیده است.
ایمنی (Safety)، امنیت (Security) و روحیه (Spirit) گزینه‌های دیگری که می‌توان با چارچوب اصلی 5s همراه کرد عبارتند از Safety (ایمنی)، Security (امنیت) و Spirit (روحیه).
Safety (ایمنی):
اغلب گفته می‌شود که ایمنی به طور ضمنی (implied) در 5s وجود دارد و همه چیز باید با اولویت (priority) اول ایمنی انجام شود، اما برای اطمینان و تأکید بیشتر، بسیاری سازمان‌ها Safety را به عنوان یک S اضافی (ایجاد 6S) می‌افزایند.
این امر به ویژه در محیط‌های تولیدی (manufacturing)، انبارها (warehouses)، کار با تجهیزات سنگین (heavy equipment)، پروژه‌های ساخت‌وساز (construction)، مراکز مراقبت‌های بهداشتی (healthcare) و آزمایشگاهی (laboratory)، و در سایر زمینه‌هایی که ممکن است تجهیزات یا مواد بالقوه خطرناک درگیر باشند، برجسته است و در محیط‌های اداری (office settings) کمتر به چشم می‌خورد.
Spirit (روحیه):
برای اطمینان از اینکه تمرکز 5s بر آسان‌تر کردن کار برای کارگران و ایجاد محیط مثبت است، Spirit اضافه می‌شود تا به افراد یادآوری کند که این فرآیند می‌تواند سازنده باشد و خلاقیت (creativity) کارکنان کلید ارائه ایده‌های جدید و راه‌های بهتر برای پیاده‌سازی 5s است.
بدون کارگران مشارکت‌جو و دارای انگیزه (engaged workers)، رویکرد 5s دوام نخواهد آورد یا موفق نخواهد بود.
Security (امنیت):
گاهی در محیط‌هایی با الزامات امنیتی بالا، این بعد نیز به مجموعه اضافه می‌شود.
(مثال عملی:) شرکت‌هایی مانند Isolocity مثالی از چگونگی خودکارسازی (automated) فرآیندهای مرتبط با حفظ دستاوردهای 5s در محیط کار از طریق راهکارهای نرم‌افزاری (software) ارائه می‌دهند.
۵ C’s در کتاب Gemba Kaizen، نویسنده شهیر، Masaaki Imai به روش مشابه دیگری اشاره می‌کند که به ۵ C’s (یا five-C’s) معروف است:
Clear out (پاکسازی کردن)
Configure (پیکربندی کردن)
Clean and check (تمیز کردن و بررسی)
Conform (انطباق دادن)
Custom and practice (ایجاد عرف و عادت)
یک رویکرد جدیدتر و بسیار کاربردی، بسط و استفاده از اصول سازماندهی 5s برای مدیریت بهتر دنیای دیجیتال (digital world) است. این مفهوم که با نام Digital 5S یا Electronic 5S شناخته می‌شود، به سازماندهی فایل‌ها (files)، پوشه‌ها، درایوهای اشتراکی (shared drives)، ایمیل‌ها، شبکه‌ها (networks)، سرورها (servers) و سایر دارایی‌های اطلاعاتی دیجیتال می‌پردازد.
تمام حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به رضا یاوری است . و در زمینه آموزش استراتژی و رشد کسب وکار تحت قوانین جمهوری اسلامی ایران فعالیت می کند
