قانون پارکینسون و کاربردهای آن در مدیریت چیست؟

قانون پارکینسون به مدت انجام یک فعالیت ،تا وقتی که برای آن زمان در نظر گرفته ایم ،طول می کشد .

اگر به مبحث بهره وری علاقه مند باشید ، قائدتاً با اصل پارکینسون نیز آشنا هستید.

پارکینسون نام یک قانون مهم در روانشناسی و مدیریت است که می گوید: معمولا افراد تمایل دارند

کاری که به آن هامحول شده راتا پایان تاریخی که برای انجام آن تعیین شده ، به تعویق اندازند .

شما ممکن است پارکینسون را بیش تر به عنوان یک بیماری به خصوص ویژه سالمندان بشناسید

اما جالب است بدانید بین قانون پارکینسون و بیماری به همین نام هیچ ارتباطی وجود ندارد ،

اگر چه هر دوی این ها به افتخار کاشفشان نام گذاری شده اند.

البته قانون پارکینسون چند تعریف دیگر نیز دارد،

از جمله “هزینه ها بدون استثناء آن قدر بالا می روند تا با درآمد ها یکسان شوند.”

در ادامه به مباحث آشنای با قانون پارکینسون می پردازیم و این موضوع را بیشتر توضیح می دهیم.

پارکینسون چیست؟

پارکینسون نام یک قانون مهم در روان شناسی و مدیریت است

که در سال ۱۹۸۵،توسط نویسنده و تاریخ نگارانگلیسی،سیریل نورتکوت پارکینسون (۱۹۰۹-۱۹۹۳)

در قالب یک کتاب طنز در توصیف رفتار انسان معرفی گردید :

“قانون پارکینسون تعقیب پیشرفت” .این نویسنده و مورخ انگلیسی در مقاله ای اشاره می کند

که تعداد کارمندان یک نظام بوروکراسی سالانه ۵ تا۷ درصد افزایش پیدا می کند ،

بدون این که میزان کار آن سازمان افزایش پیدا کند.

چکیده نظریه او چنین بود :” کارها تا وقتی ادامه پیدا می کند که زمان در اختیارشان را پر کنند”.

قانون پرکینسون (یا گاهی اصل پارکینسون )همواره به شکلی حیرت انگیز صحیح بوده است.

در واقع قانون پارکینسون به قدری تکرار ،تکرار و نقل شده که بسیاری نمی دانند

این قانون در ابتدا تنها یک شوخی بوده است .

حتا اگر این قانون به طوری نسبی ( و نه صد درصد) معتبر و پذیرفته شده باشد ،استدلالات متعددی

برای کاربرد و کارآیی آن در سازمان ها ، بهره وری مدیریت و انگیزش نیروی کار وجود دارد.

معرفی قانون پارکینسون:

این قانون می گوید: معمولا افراد تمایل دارند تا کار محول شده راتا جایی که امکان دارد به تعویق اندازند.

البته معمولا در زمان اضافی باقی مانده نیز به جز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار ،

هیچ کار اضافه دیگری نیز صورت نمی گیرد.

یکی از دلایلی که روان شناسان برای این موضوع ذکر می کنند،

این است که انجام زودتر از موعد یک فعالیتمعمولا پاداشی به همراه ندارد،اما ممکن است

باعث شود مسئولیت دیگری به همان فرد محول شود.

بنابراین گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعالیت به سود فرد است ،

زیرا فشار کاری کم تری به او وارد می شود.

در پروژه های پیمان کاری ، مممکن است اعلام این که پروژه زودتر از موعد پایان یافته ،

باعث شود تا سود حاصل از انجام کار کاهش یابد .

از موارد دیگری که باعث وقوع قانون پارکینسون می شود، این است که در صورت انجام سریع تر کارها ،

ممکن است گفته شود:” تخمین زمانی غلط بوده است”. دلیل دیگری که برای قانون پارکینسون ذکر می شود ،

این است که مدیران دوست دارند مرئوسان بیش تری داشته باشند.

در باب دیگر دلایل شخصی، باید به این نکته اشاره نمود که افراد ممکن است

خواه به دلیل افزودن یک حاشیه اطمینانبه زمان پیش بینی شده شان با خواه به دلیل باور نادرست

خود از میزان زمان لازم برای انجام فعالیتیا به دلیل این نگاه که

” هر قدرکاری بیش تر طول بکشد،لایه زحمت بیش تری برای آن کشیده شده و از کیفیت بالاتری نیز بخوردار است.”

زمان بیش تری برای انجام فعالیت شان پیش گویی نمایند.

چه چیزی قانون پارکینسون می گوید:

قانون پارکینسون به زبان ساده می گوید:کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند

یا به عبارتی می گوید کار به اندازه زمانی که برای انجام آن وجود دارد ،ادامه می یابد.

یک مثال برای درک بیش تر این قانون می تواند به این صورت تعریف شود: قانون پارکینسون می گوید:

اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام آن ، دو هفته وقت بدهند

شما به اندازه دو هفته برای آن پروژه وقت صرف می کنید یعنی شما پروژه را در پایان آن دو هفته

به اتمام می رسانید،اگر چه یک هفته کافی بود.

قانون پارکینسون توجیه بسیار مناسبی می تواند برای افراد تنبل باشد.

بنابر این نکته ای که از قانون پارکینسون استخراج می شود این است که :” گسترش ، به میزان و ماهیت کار ارتباط چندانی ندارد.”

برای اینکه قانون پارکینسون بهتر شناخته شود و بهتر بتوانیم مشکلات ناشی از این کار را برطر ف نماییم

باید کارکنان خود را آموزش دهیم و این موضوع را برای آنان تبیین کنیم.

دیگر تعاریف عمومی و مدیریتی قانون پارکینسون:

قانون پارکیسنون چند تعریف عمومی دارد که از جمله می توان به این موارد اشاره نمود:

” هزینه ها بدون استثناء آن قدر بالا می روند تا با درآمد ها یکسان شوند! هر چه درآمد تان بیش تر باشد،

خرج می کنید و همچنان در موقعیت قبلی خود باقی می مانید.”

اگر هنوز این قانونه را باور ندارید به این بیندیشید که چرا اکثرانسان ها از نظر مالی پیشرفت نمی کنند؟

اگر به هیچ وجه قانع نمی شوید، پس ، قانون شکنی کنید ! پارکینسون در مقاله ای طنز آمیز،

خود را در مجله اکونومیست تحت این سه معادله به قانون خود اشاره کرده است:

سه معادله قانون پارکینسون:

وقت بیشتر = اتلاف بیش تر

کارمند بیش تر= بیکاری بیش تر

دخل بیش تر = خرج بیش تر

البته قانون پارکینسون نظرات جالب دیگری هم دارد:

“زمانی که برای هر قلم از اقلام دستور جلسه صرف می شود، یا مبلغ آن اقلام رابطه ی معکوس دارد.”

یعنی افراد در مورد هر آن چه که بیش تر بلد هستند ، بیش تر وقت گذاشته و بحث می کنند

تا آن چه که بلد نیستند! یا همچنین در خصوص تمایل افراد به افزایش زیر دستان نیز بحث می نماید.

حال در ادامه نگاهی به کاربرد های مدیریتی هر یک از سه اصل فوق می پردازیم.

اصل اول: وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر

طبق قانون پارکینسون ،کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند نه به اندازه زمانی که برای آن

وجود دارد،ادامه می یابد ،یعنی اگر برای یک پروژه یک هفته ای ،دو هفته به اتمام می رسانیم .

گرچه برای آن پروژه یک هفته کافی بود.

بخش دیگری از این قانون ،تنبلی های ما و انجام کارها در دقیقه ۹۰ را توجیه می کند .

برای همگی ما مواقعی پیش آمده که برای یک کار ساده چند هفته فرصت داشته ایم و آن را باز هم در لحظه آخر و با عجله فراوان تمام کرده ایم .

اگر مدیر یک سازمان هم باشید ، ممکن است برای افزایش کیفیت کارتان وقت بیشتری به کارمندتان داده باشید

اما بازهم کاری پر اشتباه و کم دقت را آن هم در زمانی طولانی تر تحویل گرفته اید.

اصل اول از قانون پارکینسون  چه می گوید می گوید:

مهم نیست که برای انجام یک کار به شما چقدر زمان داده میشود.

چه یک هفته و چه یک ماه، برای شما فرقی نخواهد کرد،

زیرا شما کارتان را به اندازه همان زمانی که داده شده طول می دهید.

از نظر پارکینسون ،استرس و فشار کار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود

و هرگز خودتان نخواهید فهمیدچرانمی توانید کار را درزمانی که برای آن کافی است ،

به اتمام برسانید و نه در زمانی که به شما برای انجام آن داده شده است .

به بیان دیگر ، هر قدر به شما برای انجام یک پروژه وقت داده شود ،شما همان قدر برای تمام شدنش وقت خواهید داشت.

یک توصیه مهم:

شاید بد نباشد راه حل هایی را برای کاستن اضطرابات دقیقه ی نودی و دور زدن زمانی پیدا کنید و اگر مدیر هستید،

بتوانید در زمانی که برای انجام آن کار لازم است آن را از کارمندتان بخواهید و نه زمانی بیش تر ،

چرا که این زمان بیش تر تنها رکود کار شما را بالا می برد و نه کیفیت و دقت انجام آن را ،

همواره سعی کنید یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و زمانی که برای انجام آن مورد نیاز است

را نیز برآورد کنید و در مقابل هر کدام بنویسید اگر چند پروژه پیش روی شما است

اولویت ها و برآورد زمانی تان را برای هر یک از آن ها مشخص کنید مطمئن شوید

که طبق زمان بندی خود پیش خواهید رفت، نه فرصتی که به شما داده اند.

اگر شما محدودیتی برای خودتان قائل نشوید ، کارتان همان طور کش خواهد آمد،

پس اگر دیگران شما را محدود نمی کنند ، خودتان چهار چوب تعیین کنید شما می توانید با شروع هر هفته ،

لیستی از کارهای پیش روی خود را مشخص کنید و حتا اگر مدیرتان وقت بیشتری به شما برای انجام شان می دهند،

به این فکر کنید که در ۶ روز کاری، توان انجام چه میزان از این کارها رادارید یا این که در وقت در نظر گرفته شده ،

می توانید چه طور پیش بروید و به چه کارهای دیگری هم برسید.

اصل دوم: کارمند بیشتر = بی کاری بیش تر

قانون پارکینسون تلاش می کند سیستم آزار دهنده اداری را موشکافی کند وبه ما بگوید

که چرا برای یک کار ساده اداری  باید روزها و هفته ها وقت بگذاریم .

پارکینسون “تمایل مدیران به داشتن مرئوسان بیش تر ” راانگیزه گسترش بروکراسی ها می داند که در نتیجه،

موجب افزایش کارکنان و ایجاد وظایف تکراری می شود.

او تاکید دارد که اگر برای کاری که از عهده ی دو کارمند برمی آید ، ده کارمند هم استخدام کنیم.

نه کار سریع تر انجام میشود و نه کیفیت انجام فرقی می کند. بلکه آن کار به اندازه ی ده نفر ازما نیروی بیهوده می گیرد

و وقت بیش تر و هزینه ی بالاتری را به سازمان تحمیل می کند که از مدیران بخواهید در سیستم استخدام

کارمندان شان تجدید نظر کنند و به جای پر کردن چارت سازمانی به فکر انجام بهتر کارها باشند.

اگر مدیر هستید، باید بدانید که طبق اصل پارکینسون ، جدا شدن تخصص های ساده و سپردن آن ها به نیروهای

متعددی که اصطلاحاً متخصص هستند، نفعی برای سازمان و برای مراجعان ندارد.

اگر حواسمان نباشد این اتفاق می افتد:

پارکینسون می گوید قرار نیست تمام کارها را بر دوش یک نفر بگذارید ،

اما نباید با تفکیک بیش از حد تخصص ها و استخدام افراد متعدد برای یک کار ، چرخه را طولانی کنید

و روند انجام کارها را کند تر .

حتا اگر یک کارمند ساده باشید، میتوانید این موضوع را در کار خودتان نیز اجرا کنید

در میان ارزش گذاری های اداری ، پیش قدم شدن و تلاش برای آسان تر انجام شدن کارها، اصل مهم تلقی می شود.

شما می توانید بدون آسیب زدن به کارهایی که وظیفه  انجامشان را دارید،

برای انجام بخشی از کارهای دیگر که توان و تخصص شان را دارید ، پیش قدم شوید

و در محدوده هر چند کوچک خودتان ، مانع از طولانی شدن این چرخه کاری شوید.

یکی از راه های انگیزه کارکنان این است که این فعالیت ها مدیریت شوند.

اصل سوم: دخل بیش تر= خرج بیش تر

به این معادله توجه کنید:” خریدکمتر = کم تر پول خرج کردن = نیاز کم تر به کار= وقت اضافی بیش تر”.

شاید همین معادله ساده بتواند انگیزه ای باشد که از جیب تان بیش تر مراقبت کنید و نگذارید پول های تان به راحتی خرج شوند.

حتماً شما نیز بارها و بارها این پرسش رااز خود کرده اید که چرا با وجود بالا تر رفتن رتبه کاری تان و افزایش درآمدتان ،

هنوز زندگی تان همانند قبل می گذرد یا این که بازهم درنیمه های ماه بی پول می شوید .

پارکینسون دلیل این مشکل را پیروی نکردن از معادله بالا می داند.

بر اساس این قانون ، مهم نیست شما چه مقدارپول در می آورید و حتا کمی بیش از آن خرج می کنید .

قانون پارکینسون  چه می گوید:

هزینه های مردم ، درست هم پایه درآمد شان بالامی رود و هر چه افراد بیش تر پول در بیاورند ،

هزینه های شان هم بیش تر می شود . ازنظر این قانون مهم نیست که چه قدر پول در می آورید ،

بلکه نکته این جاست که هیچ وقت پول لازم برای زندگی به آن شکلی که دوست دارید را ندارید.

باوجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد ، به زحمت می توانید تغییر درآمدتان رادر تغییر سبک زندگی تان مشاهده کنید .

حتا اگر اضافه کاری بیش تری بمانید با حقوق بیش تری دریافت کنید ، بازهم منتظر حقوق پایان ماه هستید.

اگر خرج کردن شما آرام تر از درآمدتان افزایش یابد، می توانید کمی پس انداز داشته باشید از نظر این قانون ،

با کاستن سرعت ولخرجی هایتان می توانید وابستگی اقتصادی به کار خود راکم تر کنید

و کم تر از اطرافیانتان به این درآمد ماهانه وابسته باشید.شاید بد نباشد چند ماهی این قانون را امتحان کنید

و صرف نظر ازاین که چقدر درآمدتان اضافه شده ،هزینه های تان رادر همان حد و حدود قبل نگه دارید

و بعد از چند ماه تأثیرش را بر زندگی تان ببینید .بنا براین اگر از این که هیچ وقت پس اندازی برای روزمبادا ندارید

یک توصیه مهم :

خسته شده اید ، بهتر است راه صرفه جویی را یاد بگیرید .

بدین منظور برای خودتان مشخص کنید که پول را قرار است چگونه خرج کنید و لیستی از تمام هزینه های تان تهیه کنید

تا در پایان ماه ببینید که به چه مقدار پول خرج کرده اید .

همچنین برای هر نوع انجام پس انداز ، یک دوره ی زمانی رانیز در نظر بگیرید و سعی کنید به این زمان پایبند باشید.

در نهایت نیز توجه داشته باشید که یکی از دلایل پرخرجی شما می تواند همین کارت عابربانکتان باشد،

زیرا به محض ورود به یک مغازه و انتخاب یک کالای غیر ضروری خیلی راحت کارت خود را بیرون آورده

و آن کالا را بدون توجه به هدفتان می خرید.

حال چه کار کنیم؟

بانگاهی به پژوهش های صورت گرفته توسط گروه استاندیش و دیگران درمورد مدیریت پروژه ی سنتی از سال

۱۹۹۸ به چند نتیجه جالب توجه برمی خوریم : تنها حدود ۴۴% پروژه ها معمولا در ۲۲۲% مدت زمان برنامه ریزی شده

و با ۱۸۹% بودجه  تعیین شده به پایان می رسند.

۷۰% پروژه ها با محدوده و محتوایی کم تر از آن چه در ابتدا توافق شده ( از لحاظ فنی و کارایی محصول نهایی )

خاتمه می یابند و ۳۰% نیز قبل از اتمام ملقی می شوند.

شاید بتوان یکی از مهم ترین دلایل چنین اتفاقی را در عدم توجه به نکات قانون پارکینسون بدانیم.

بنابراین توجه علمی به این موارد می تواند از بسیاری مشکلات این چنینی جلوگیری کند.

همچنین ، راه کارهایی بسیار جزئی وجود دارد که توجه به آن ها می تواند وقت بسیاری را برای همگان صرفه جویی کند .

از شر حشرات موذی دنیای ” بهره ور” و” توسعه یافته” خلاص شوید. وقت پرکن های روزمره ما ،

همان چک کردن پیام ها یا مرور اخبار داغ یا مراجعات سرزده به اتاق همکاران که هر روز چند مرتبه ممکن است انجام شود

و هر بار ۱۰ یا ۲۰ یا ۳۰ دقیقه به طول انجامد ، از جمله بزرگترین نشتی های وقت سازمان ها هستند.

همین حالا به فکر این اقدام مهم باشید :

باید این موارد را در نظر بگیرید که اگر می خواهید هزینه های کسب وکار خود را منظم و ساماندهی کنید

باید اصول قانون پارکینسون برای کارکنان شما آموزش داده شود و این افراد کارهای خود

را بطور آراسته و طبق یک نظام مدیریت مناسب برنامه ریزی و اجرا نمایند.

درآمد ها و هزینه های خود را مدیریت نمایید و سیستمی طراحی کنید که هزینه ها شما به آرامی جلو برود

تا بتوانید از درآمد های کسب شده بهره برداری خوبی داشته باشید.

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری