پاکیزه‌سازی – Seiso

همراه با سازماندهی، یک فضای کاری استاندارد 5S نیز باید تمیز نگه داشته شود. حفظ پاکیزگی نه تنها سلامت و ایمنی را ارتقا می‌دهد، بلکه کارایی کار را نیز افزایش می‌دهد.

برای تمیز نگه داشتن مؤثر فضای خود، عادت مرتب کردن پس از استفاده از اقلام و دور ریختن فوری زباله‌ها را در خود پرورش دهید.

زمان‌های منظمی را برای نظافت برنامه‌ریزی کنید و فقط ۳-۵ دقیقه در ابتدای هر روز را صرف مرتب کردن و بازنشانی فضای کاری خود کنید تا از آشفتگی جلوگیری شود.

مهم است توجه داشته باشید که پاکیزگی تنها مسئولیت کارکنان نظافت نیست؛ هر کارمندی باید مسئولیت حفظ محیط کاری تمیز را بر عهده بگیرد.

استانداردسازی – Seiketsu

پس از تکمیل سه مرحله اول، ممکن است محل کار شما مرتب، تمیز و سازمان‌یافته به نظر برسد. اما تا چه مدت این وضعیت حفظ خواهد شد؟

استانداردسازی (Seiketsu)

به معنای حفظ و استانداردسازی منظم سه مرحله اول روش 5S است. برای اطمینان از موفقیت بلندمدت، کسب‌وکارها باید استانداردهای روشنی را تعیین کنند که مسئولیت‌های فردی، روش‌ها و دفعات اجرای 5S در مناطق خاص را مشخص کند.

اکراه در پذیرش این مسئولیت‌ها می‌تواند منجر به نتایج منفی شود. بنابراین، 5S تنها زمانی موفقیت‌آمیز است که کارکنان به طور مداوم از طریق این مرحله استانداردسازی، پیروی کرده و حس مسئولیت‌پذیری را در خود توسعه دهند.

حفظ و نگهداری – Shitsuke

این هسته اصلی سیستم 5S است و اگرچه مرحله نهایی است، اما فرآیندی بی‌پایان است. این به عنوان نیروی محرکه‌ای عمل می‌کند که سیستم 5S را به آرامی در حال اجرا نگه می‌دارد.

این مرحله همچنین منعکس‌کننده حس قوی نظم و انضباط شخصی است که مشخصه فرهنگ ژاپنی است.

در این مرحله، شرکت برنامه‌های تشویقی و قدردانی ایجاد می‌کند تا مشارکت کامل و تعهد همه کارکنان را در حفظ شیوه‌های 5S تشویق کند. با گذشت زمان، هر کارمند نظم و انضباط لازم برای حفظ سبک کاری سازمان‌یافته و حس مسئولیت‌پذیری بالا را در خود پرورش می‌دهد.

مزایای مدل 5S

افزایش کارایی کار:

یک محیط کاری «منطبق بر 5S» به کارکنان امکان می‌دهد به راحتی به ابزارها، اسناد و تجهیزات لازم دسترسی داشته باشند و از آن‌ها استفاده کنند. به جای اتلاف وقت برای جستجوی اقلام، آن‌ها می‌توانند کاملاً بر وظایف خود تمرکز کنند، کارایی کار را افزایش دهند و زمان مورد نیاز برای تکمیل کار خود را کاهش دهند.
کاهش اتلاف:

روش 5S اقلام غیرضروری را حذف کرده و استفاده از فضای کاری را بهینه می‌کند. این به کاهش اتلاف از نظر زمان، مواد و منابع انسانی کمک می‌کند. در نتیجه، نه تنها هزینه‌های تولید کاهش می‌یابد، بلکه سود و مزیت رقابتی شرکت در بازار را نیز افزایش می‌دهد.

بهبود کیفیت محصول/خدمات:

یک محیط کاری تمیز و سازمان‌یافته به طور قابل توجهی خطاها را در فرآیند تولید یا ارائه خدمات کاهش می‌دهد. علاوه بر این، هنگامی که همه چیز در جای مناسب خود قرار دارد و دسترسی به آن آسان است، باعث ایجاد اعتماد و وفاداری مشتری می‌شود.

افزایش ایمنی محیط کار:

5S خطر حوادث و صدمات ناشی از محیط‌های آشفته یا ناایمن را کاهش می‌دهد. این نه تنها از سلامت و ایمنی کارکنان محافظت می‌کند، بلکه خطرات قانونی و هزینه‌ها را برای شرکت به حداقل می‌رساند.

تقویت روحیه کارکنان:

هنگامی که کارکنان محیط کاری خود را تمیز، سازمان‌یافته و با ساختار مناسب می‌بینند، احساس ارزشمندی می‌کنند و انگیزه بیشتری برای عملکرد بهتر پیدا می‌کنند. این امر نگرش‌های کاری مثبت و خود انضباطی را تقویت کرده و فرهنگ کاری پویایی را در سازمان ایجاد می‌کند.
چگونه 5S را با مدل‌های دیگر ترکیب کنیم

3D 5S چیست؟

3D 5S یک اصل مدیریت کسب‌وکار است که در ژاپن محبوبیت دارد و به طور فزاینده‌ای توسط شرکت‌ها در سراسر جهان به رسمیت شناخته می‌شود. این اصل بر سه اصل کلیدی تمرکز دارد که رهبران باید برای هدایت و مدیریت مؤثر یک کسب‌وکار از آن‌ها پیروی کنند: هدایت کردن (Directing)، بحث کردن (Discussing) و تفویض اختیار کردن (Delegating).

پیاده‌سازی 5S همیشه آنطور که رهبران انتظار دارند، به آرامی پیش نمی‌رود، به همین دلیل مدل 3D به کار گرفته می‌شود. برای اطمینان از اینکه هر فرد در سازمان 5S را جدی می‌گیرد، به‌ویژه در مراحل اولیه پذیرش آن، 3D ضروری است.

این بدان معناست که رهبر باید جهت را تعیین کند، کارکنان را در مورد وظایف خاص راهنمایی کند و توضیح دهد که چگونه به بهترین نتایج دست یابند. پس از آن، باید وظایف و مسئولیت‌ها را تفویض کرده و استانداردهای روشنی را برای شروع فرآیند پیاده‌سازی تعیین کنند.

کایزن 5S چیست؟

کایزن (Kaizen)، اصطلاحی ژاپنی به معنای «بهبود مستمر»، یک فلسفه مدیریت و روش کاری است که در ژاپن توسعه یافته است. این فلسفه بر پیگیری بهبودهای کوچک و مداوم در یک سازمان تأکید دارد.

کایزن 5S فلسفه بهبود مستمر کایزن را با اصول مدیریت محیط کار 5S ترکیب می‌کند. هدف، ایجاد یک محیط کاری است که ضمن حفظ سازماندهی، پاکیزگی و کارایی در وظایف روزانه، به طور مداوم بهبود یافته و بهینه شود. این هم‌افزایی، بهره‌وری، کیفیت و انعطاف‌پذیری را در سازمان افزایش می‌دهد.

پیاده‌سازی 5S پایه محکمی برای اجرای فعالیت‌های کایزن ایجاد می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به طور مداوم بهبود یابند، کیفیت را افزایش دهند، عملکرد را تقویت کنند و رقابت‌پذیری را افزایش دهند.

۶ گام برای پیاده‌سازی 5S

مرحله ۱:

ارزیابی وضعیت فعلی پیاده‌سازی روش 5S نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای دقیق است. قبل از شروع، نگاهی به وضعیت فعلی کسب‌وکار خود بیندازید:

آیا افراد در محل کار شما برای یافتن اسناد یا پرونده‌ها، چه به صورت فیزیکی و چه دیجیتال، مشکل دارند؟
آیا کابل‌های برق شل یا درهم‌پیچیده‌ای در اطراف فضای کاری وجود دارد؟
آیا پوشه‌ها، کشوها یا کابینت‌هایی بدون برچسب، یا حاوی اقلام بدون علامت و با شناسایی دشوار وجود دارند؟
آیا اقلام غیرضروری فضایی را در مناطق کاری مهم اشغال می‌کنند؟
آیا کاغذهایی وجود دارند که استفاده نمی‌شوند و در محل کار شما گرد و غبار گرفته‌اند؟
آیا کارکنان می‌دانند چگونه فضای کاری خود را به طور مرتب سازماندهی کنند و آیا از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود کاملاً آگاه هستند؟ اگر به هر یک از این سؤالات پاسخ «بله» داده‌اید، پس روش 5S دقیقاً همان چیزی است که شما نیاز دارید!

مرحله ۲:

ایجاد یک برنامه اقدام فرآیند 5S با ایجاد یک برنامه اقدام دقیق آغاز می‌شود. سازمان باید اهداف روشنی را برای پیاده‌سازی 5S تعیین کند و مراحل مشخصی را برای دستیابی به آن اهداف ترسیم نماید.

یک برنامه مؤثر باید موارد زیر را مشخص کند:

ابزارها و منابع مورد نیاز
فعالیت‌های خاص و زمان‌بندی‌های مورد انتظار برای هر مرحله
بودجه تخمینی برای هر مرحله از نقشه راه
نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای هر عضو تیم: مدیران، سرپرستان و کارکنان مسئول وظایف الف، ب، ج و غیره. همزمان، شرکت باید روش 5S و برنامه پیاده‌سازی را در داخل سازمان اطلاع‌رسانی کند تا اطمینان حاصل شود همه کارکنان مفهوم را درک کرده و آماده مشارکت هستند.

مرحله ۳:

آموزش و دستورالعمل آموزش و راهنمایی بخش‌های حیاتی فرآیند پیاده‌سازی 5S هستند. این مرحله به ایجاد پایه دانش برای کارکنان و تقویت تعهد به فرآیند 5S کمک می‌کند.

قبل از شروع، کارکنان باید در مورد هدف، اهداف و مراحل فرآیند 5S آموزش ببینند. پس از آن، آموزش بر کاربرد 5S در محیط کاری خاص شرکت، بخش یا وظیفه متمرکز خواهد شد.

آموزش می‌تواند از طریق جلسات حضوری، کلاس‌های آنلاین، ویدئوهای آموزشی یا مواد مطالعاتی انجام شود.

مرحله ۴:

اجرا هنگامی که برنامه و نقشه راه مشخص شد، سازمان می‌تواند اجرای 5S را آغاز کند. هر مرحله باید طبق برنامه و زمان‌بندی انجام شود، با پشتیبانی مدیریت برای اطمینان از موفقیت و اثربخشی.

در طول اجرا، شرکت‌ها باید به تخلفات رسیدگی کرده و از کارکنانی که در نقش‌های خود برتری دارند، قدردانی و پاداش دهند.

مرحله ۵:

ارزیابی و بهبود فرآیند پیاده‌سازی 5S باید برای شناسایی نقاط قوت، ضعف و زمینه‌های بهبود ارزیابی شود. بازخورد کارکنان و مدیران برای ارتقاء فرآیند 5S و ترویج توسعه مستمر ضروری است.

شرکت می‌تواند جلسات بازبینی، نظرسنجی از کارکنان، مصاحبه‌ها یا استفاده از ابزارهای ارزیابی عملکرد را انجام دهد. بر اساس بازخورد، می‌توان بهبودهایی را برای اصلاح فرآیند 5S و اطمینان از بهبود مستمر ایجاد کرد.

مرحله ۶:

حفظ رویه در نهایت، فرآیند 5S باید در طول زمان حفظ و به طور مداوم تمرین شود. این شامل بررسی‌های دوره‌ای، پایبندی به استانداردهای تعیین‌شده و حل مسائل به محض بروز آن‌ها است.

حفظ رویه ممکن است شامل تنظیم برنامه‌ای برای بازرسی‌ها و نگهداری منظم و ایجاد یک سیستم بازخورد برای رسیدگی به شکایات کارکنان یا مشتریان باشد.

این فراتر از سازماندهی صرف است! پیاده‌سازی 5S فراتر از سازماندهی صرف است؛ این در مورد ایجاد فرهنگ بهبود مستمر است که در آن هر کارمند مسئولیت محیط خود را بر عهده می‌گیرد. پیشرفت‌های بزرگ اغلب از کوچکترین جزئیات ناشی می‌شوند و رابطه بین بهره‌وری و محیط کار نیز از همین اصل پیروی می‌کند. با گذشت زمان، تأثیر مثبت این تغییرات کوچک انباشته شده و باعث بهبود قابل توجهی در عملکرد کلی خواهد شد.