در محیط اقتصادی کنونی، سازمان‌ها پیوسته در حال تطبیق منابع خود با استراتژی‌های کسب‌وکار و کاهش ضایعات هستند. این امر اغلب مستلزم آن است که با منابع کمتر، به دستاوردهای بیشتری برسیم.
برای حفظ موفقیت، کسب‌وکارها باید کارآمدتر شوند، ضایعات را کاهش داده و در نتیجه هزینه‌ها را کم کنند. ما باید راه‌هایی برای انجام کارهایی که در حال حاضر انجام می‌دهیم، در زمان کمتر و با صرف هزینه‌ی کمتری پیدا کنیم.
یکی از راه‌های رسیدن به این هدف، استفاده از اصول 5S است. اصول 5S در شناسایی و حذف ضایعات و افزایش کارایی، بسیار مؤثر هستند. اطلاعات زیادی در مورد 5S و چگونگی شکل‌گیری آن وجود دارد.
این باور رایج است که ژاپنی‌ها متدولوژی 5S را ابداع کردند، زیرا حرف “S” مخفف پنج کلمه ژاپنی است که در ترجمه به حروف رومی، با حرف “S” شروع می‌شوند.
در واقع، اصول موجود در 5S، دهه‌ها قبل از آن، توسط آقای هنری فورد مورد استفاده قرار می‌گرفت. گزارش شده است که آقای فورد، پیش از سال ۱۹۲۰، از روش CANDO در فرآیندهای تولید خود استفاده می‌کرد.
این سرنام، مخفف Cleaning up (پاکسازی)، Arranging (چیدمان)، Neatness (مرتبی)، Discipline (انضباط) و Ongoing improvement (بهبود مستمر) است.
در دهه‌ی ۱۹۵۰، نمایندگانی از شرکت تویوتا از تأسیسات فورد بازدید کردند تا در روش‌های تولید انبوه خودرو آموزش ببینند.
ژاپنی‌ها بعدها روش‌های CANDO را اقتباس کرده و آن را در تأسیسات تولیدی خود به کار بردند.
برخی از کلمات رایج که برای توصیف مراحل 5S استفاده می‌شوند، عبارتند از Sort (مرتب‌سازی)، Set (چیدن)، Shine (درخشش)، Standardize (استانداردسازی) و Sustain (پایدارسازی).
در شرکت‌های مختلف، از کلمات متنوعی با معانی مشابه استفاده می‌شود. مهم نیست که برای شناسایی مراحل 5S از چه کلمات خاصی استفاده می‌شود، هدف یکسان است: ایجاد یک محیط کاری تمیز، منظم و کارآمد.
روش 5S یک فرآیند استاندارد است که در صورت اجرای صحیح، یک محیط کار منظم، ایمن، تمیز و کارآمد را ایجاد و حفظ می‌کند.
کنترل‌های دیداری بهبودیافته، به عنوان بخشی از 5S اجرا می‌شوند تا هرگونه عدم انطباق در فرآیند، آشکار و به راحتی قابل تشخیص باشد. 5S اغلب یک عنصر از یک ابتکار Lean بزرگتر است و بهبود مستمر را ترویج می‌دهد. لیست 5S به شرح زیر است:
اصول 5S در بسیاری از صنایع به عنوان ابزاری مؤثر برای بهبود سازماندهی محل کار، کاهش ضایعات و افزایش کارایی شناخته شده‌اند. سازمان‌ها باید مراقب باشند که اجازه ندهند اصول 5S به عنوان کل تلاش‌های بهبود شرکت تلقی شود. در غیر این صورت، می‌تواند به جای یک بخش کلیدی از یک سفر بهبود مستمر بزرگتر، به هدف نهایی فرآیند بهبود شرکت شما تبدیل شود.
بزرگترین مزیت استفاده از 5S زمانی محقق می‌شود که بخشی از یک ابتکار بزرگتر باشد و کل سازمان اصول آن را پذیرفته باشد.
5S چیزی بیش از یک سیستم است؛ این یک فلسفه‌ی کسب‌وکار است و باید در فرهنگ سازمان ادغام شود.
مزایای زیادی برای پیاده‌سازی روش‌های 5S در یک ناحیه کاری در خط تولید یا در دفتر کسب‌وکار وجود دارد. برای نه تنها زنده ماندن، بلکه پیشرفت در کسب‌وکار امروزی، باید هزینه را کنترل کرد و از ضایعات اجتناب کرد یا آن‌ها را حذف نمود.
مراحل 5S، در صورت اجرای صحیح، می‌توانند بسیاری از اشکال ضایعات را در هر فرآیند یا ایستگاه کاری شناسایی و کاهش دهند. یک ناحیه کاری منظم، حرکات بیش از حد و اتلاف وقت برای جستجوی ابزار مناسب را کاهش می‌دهد. جنبه‌ی بصری متدولوژی 5S نیز بسیار مؤثر است.
وقتی هر چیز جای خود را دارد، تشخیص گم شدن یا قرار گرفتن اشتباه چیزی، آسان‌تر است. یک ناحیه کاری تمیز به جلب توجه به مشکلات احتمالی یا خطرات ایمنی کمک می‌کند.
یک کف تمیز به تشخیص هرگونه نشت یا ریختن که می‌تواند نشان‌دهنده‌ی تعمیر و نگهداری دستگاه باشد و از لغزش و افتادن جلوگیری کند، کمک می‌کند.
علاوه بر این، تشویق افراد به مراقبت از مشکلات و رسیدگی به آن‌ها می‌تواند منجر به تغییر مثبتی در فرهنگ سازمان شود. بنابراین، اصول 5S که به عنوان بخشی از یک ابتکار Lean بزرگتر یا به عنوان یک ابزار مستقل اجرا می‌شوند، می‌توانند ضایعات را کاهش دهند، کیفیت را بهبود بخشند، ایمنی را ارتقا دهند و بهبود مستمر را هدایت کنند.
اولین گام در 5S, مرتب‌سازی است. در طول مرتب‌سازی، تیم باید تمام موارد موجود در ناحیه کاری را، از جمله هر ابزار، لوازم، قطعات ذخیره‌سازی انبوه و غیره، بررسی کند.
رهبر تیم 5S باید هر مورد را با گروه بررسی و ارزیابی کند. این کار به شناسایی مواردی کمک می‌کند که برای انجام کار به طور مؤثر و کارآمد، ضروری هستند.
اگر مورد برای عملیات روزانه ضروری است، باید برچسب‌گذاری و فهرست‌بندی شود. اگر مورد ضروری نیست، تعیین کنید که چند وقت یک‌بار در انجام کار در آن ناحیه استفاده می‌شود. اگر یک مورد عمده است، مقدار مناسبی را که باید در منطقه نگهداری شود، تعیین کرده و مقدار باقیمانده را به انبار منتقل کنید.
موجودی بیش از حد، یک نوع از ضایعات است و باید در طول فعالیت‌های 5S حذف شود.
برای همه‌ی مواردی که در ناحیه کاری باقی می‌مانند، یک مکان تعیین کنید. همه‌ی موارد را در مکان تعیین‌شده‌ی خود قرار دهید. یک نقل‌قول که اغلب به آن اشاره می‌شود، این است: “جایی برای همه چیز و همه چیز در جای خود”.
در طول مرحله‌ی چیدمان، به دنبال راه‌هایی برای کاهش یا حذف ضایعات باشید. یک شکل از ضایعات در یک فرآیند، حرکت یا جابه‌جایی غیر ضروری اپراتور است. بنابراین، ابزارها و لوازم پرکاربرد باید در ناحیه کاری، بلافاصله نزدیک به اپراتور نگهداری شوند.
یک روش مؤثر که معمولاً برای جلوگیری از اتلاف وقت در جستجوی ابزار صحیح استفاده می‌شود، ساخت تابلوهای سایه برای همه‌ی ابزارهای ضروری است. مواردی که کمتر استفاده می‌شوند باید بر اساس دفعات استفاده‌ی آن‌ها ذخیره شوند.
همه‌ی سطل‌های قطعات باید به درستی برچسب‌گذاری شوند. برچسب باید شامل شماره قطعه، شرح قطعه، محل ذخیره‌سازی و حداقل/حداکثر مقادیر توصیه شده باشد. یک ناحیه کاری که به درستی چیدمان شده است، به اپراتور اجازه می‌دهد تا به سرعت بررسی کند و تأیید کند که همه‌ی آنچه برای انجام موفقیت‌آمیز کار در دست دارد، در اختیارش است.
گام بعدی تمیز کردن همه چیز در منطقه و حذف هرگونه زباله است. برای مؤثر بودن، باید منطقه و هر تجهیزات مرتبط را تمیز نگه داریم. تجهیزات فرآیند کثیف، در واقع می‌توانند پتانسیل تغییرپذیری فرآیند را افزایش داده و منجر به خرابی تجهیزات شوند. اتلاف وقت به دلیل خرابی تجهیزات، ضایعات و زمان غیر ارزش‌افزوده محسوب می‌شود. یک منطقه کثیف همچنین می‌تواند به مسائل ایمنی کمک کند که پتانسیل آسیب دیدن کارگر را دارند.
اپراتورها باید مناطق خود را در پایان هر شیفت تمیز کنند. با انجام این کار، احتمالاً متوجه هر چیز غیرعادی مانند نشت روغن یا روان‌کننده، کابل‌های بالابر فرسوده، لامپ‌های سوخته، سنسورهای کثیف و غیره خواهند شد. هدف، کاهش ضایعات و بهبود ایمنی و کارایی اپراتور است.
قدم چهارم، مهمترین قدم در فرآیند 5S نامیده شده است. در این مرحله، باید استانداردهای سیستم 5S را ایجاد کنیم. این‌ها استانداردهایی خواهند بود که مراحل قبلی 5S بر اساس آن‌ها اندازه‌گیری و حفظ می‌شوند. در این مرحله، دستورالعمل‌های کاری، چک‌لیست‌ها، کار استاندارد و سایر مستندات ایجاد می‌شوند.
بدون دستورالعمل‌های کاری یا کار استاندارد، اپراتورها تمایل دارند که به تدریج کارها را به روش خود انجام دهند، نه آنچه توسط تیم تعیین شده است. استفاده از مدیریت بصری در این مرحله بسیار ارزشمند است. کدگذاری رنگی و رنگ‌های استاندارد برای محیط اطراف، گاهی استفاده می‌شود. عکس‌هایی از منطقه در پیکربندی استاندارد 5S, اغلب برای شناسایی آسان‌تر عدم انطباق‌ها قرار می‌گیرند.
اپراتورها برای تشخیص شرایط نامنطبق و تصحیح فوری آن‌ها آموزش داده می‌شوند. همچنین باید برنامه‌هایی برای فعالیت‌های تعمیر و نگهداری منظم در هر منطقه ایجاد شود.
این مرحله در فرآیند 5S, گاهی اوقات می‌تواند چالش‌برانگیزترین قدم از بین پنج قدم باشد. پایداری، ادامه مراحل مرتب‌سازی، چیدمان، درخشش و استانداردسازی است. این مهمترین مرحله است زیرا به نیاز به انجام 5S به صورت مداوم و سیستماتیک می‌پردازد. در طول این مرحله، یک سیستم حسابرسی استاندارد معمولاً ایجاد و اجرا می‌شود.
هدف از مرحله پایداری، این است که فرآیند 5S را در فرهنگ شرکت نهادینه کنیم. شرکت باید تلاش کند تا 5S را به یک شیوه زندگی تبدیل کند تا بتوان مزایای به دست آمده از این تمرین را حفظ کرد. 5S یک تمرین یک‌باره نیست؛ پیروی از فرآیند 5S باید به یک عادت تبدیل شود.
برخی از سازمان‌ها یک مرحله‌ی اضافی اضافه کرده‌اند و فرآیند خود را 5S + 1 نامیده‌اند. گام اضافی که اعمال می‌شود، ایمنی است. هدف از افزودن این گام، پرورش فرهنگی است که با شناسایی هرگونه خطر در محل کار و حذف آن‌ها، ایمنی را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، ابزارها و ایستگاه‌های کاری با در نظر گرفتن ارگونومی مناسب، انتخاب یا طراحی می‌شوند. تأکید بر این است که در هر یک از ۵ مرحله‌ی دیگر 5S, شعار “ایمنی اولویت دارد” است.
بسیاری از شرکت‌ها 5S را در تمام حوزه‌های کسب‌وکار خود اجرا کرده‌اند. بزرگترین مزایا معمولاً زمانی محقق می‌شود که 5S به عنوان بخشی از یک ابتکار Lean بزرگتر در سازمان اجرا شود. اگر به درستی اجرا شود، 5S می‌تواند به هدایت ابتکارات ناب (Lean) شرکت شما کمک کند و یک محرک قدرتمند برای توسعه فرهنگ بهبود مستمر باشد.
همانطور که قبلاً ذکر شد، اصول 5S ابزارهای مؤثری برای کاهش ضایعات, بهبود کیفیت، افزایش کارایی، ارتقای ایمنی و تشویق به بهبود مستمر هستند. هنگام اعمال متدهای 5S, همیشه باید به اشکال مختلفی که ضایعات می‌تواند به خود بگیرد توجه داشته باشید:
– تولید محصول بیشتر از حد لازم یا تولید قطعات سریعتر از آنکه فرآیندهای پایین‌دستی بتوانند از آن استفاده کنند. تلاش کنید مقدار مناسب را در زمان مناسب تولید کنید.
– این می‌تواند نتیجه‌ی مستقیم تولید بیش از حد یا می‌تواند ناشی از شیوه‌های خرید ضعیف باشد. خرید بیش از حد لوازم، زیرا معامله‌ی خوبی به دست آورده‌ایم، گاهی اوقات اصلاً معامله‌ای نیست. موجودی بیش از حد یا غیر ضروری می‌تواند سایر اشکال ضایعات را تکثیر کند.
– ضایعات از طریق استفاده از ابزار اشتباه، انجام عملیات غیر ضروری یا عدم استفاده از کارآمدترین فرآیندها یا ابزارها برای کار، ایجاد می‌شود. از عبارت “چون همیشه این کار را اینطوری انجام داده‌ایم” پرهیز کنید. فرآیند صحیح و ابزارهای صحیح می‌توانند ضایعات را در فرآیند شما کاهش دهند.
– زمان و منابع هنگام انتظار برای قطعات، لوازم یا اطلاعات تلف می‌شوند.
– جابه‌جایی یا حرکت بیش از حد مواد، ضایعات است. برنامه‌ریزی و چیدمان فرآیند مناسب می‌تواند به کاهش یا حذف حمل و نقل بیش از حد کمک کند. استفاده از نقشه جریان ارزش می‌تواند به تیم کمک کند تا دقیقاً میزان جابه‌جایی مواد را تجسم کند.
– هر حرکت یا جابه‌جایی که توسط اپراتور انجام می‌شود و ارزشی اضافه نمی‌کند، ضایعات است. در طول تمرین 5S خود، حرکات مورد نیاز برای انجام کار را بررسی کنید.
ایستگاه کاری را طوری سازماندهی کنید که تمام ابزارها و لوازم به راحتی قابل دسترس باشند. در برخی موارد، تغییر ترتیب گام‌های فرآیند می‌تواند حرکت یا جابه‌جایی بیش از حد و اضافی اپراتور را کاهش دهد.
با کاهش یا حذف ضایعات حرکت بیش از حد، شما همچنین یک ایستگاه کاری ارگونومیک‌تر ایجاد می‌کنید. همیشه ایمنی را در اولویت قرار دهید.
– این شکل از ضایعات, یکی از بدترین‌ها است. تولید قطعات یا مجموعه‌های نامنطبق، ضایعات را افزایش می‌دهد، کارایی فرآیند را کاهش می‌دهد، زمان ماشین، فرآیند یا مونتاژ را تلف می‌کند و باعث سایش ابزار غیر ارزش‌افزوده می‌شود.
نقص‌ها همچنین می‌توانند ضایعات اضافی را در قالب زمان انتظار ایجاد کنند، زمانی که عملیات پایین‌دستی از قطعات قابل استفاده خالی می‌شود.
– بسیاری از شرکت‌ها اکنون متوجه می‌شوند که بهترین دارایی آن‌ها، کارمندانشان هستند. شرکت‌ها باید فضایی ایجاد کنند که در آن ایده‌ها تشویق شوند. برخی از موفق‌ترین سازمان‌ها فرهنگی ایجاد کرده‌اند که در آن ایده‌های کارمندان واقعاً شنیده و ارزیابی می‌شوند. هنگامی که ایده‌های خوب آن‌ها اجرا می‌شود، کارمند مورد تقدیر قرار می‌گیرد و پاداش می‌گیرد.
شما هرگز نمی‌دانید ایده عالی بعدی از کجا خواهد آمد. هنگام اجرای برنامه 5S یا سایر ابزارهای Lean خود، مراقب اشکال مختلف ضایعات باشید. برای حذف ضایعات در فرآیندهای خود اقدام کنید. اعضای تیم را درگیر کنید و آن‌ها را تشویق کنید تا ایده‌هایی را برای بهبود ارائه دهند.
هنگامی که تیم‌ها با هم برای شناسایی، رسیدگی و حذف ضایعات و بهبود محل کار خود کار می‌کنند، مالکیت فرآیند را به دست خواهند آورد.
آن‌ها بیشتر احتمال دارد که در آینده هرگونه عدم انطباق را تشخیص دهند. اصول 5S به تدریج به یک عادت تبدیل می‌شود. سپس شما شروع به پرورش فرهنگ بهبود مستمر خواهید کرد
تمام حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به رضا یاوری است . و در زمینه آموزش استراتژی و رشد کسب وکار تحت قوانین جمهوری اسلامی ایران فعالیت می کند
