چک لیست چیست؟وچگونه آن را طراحی می کنند؟

چک لیست یکی از ابزارهای مدیریت فعالیت ها می باشد که می تواند بر اساس آن یک فعالیت را مدیریت نمود.

معمولا چک لیست ها برای کارهای نظارتی ، بازرسی و ممیزی کاربرد زیاد دارد .

چک لیست ها در زمینه های زیادی کاربرد دارد و از کار های ساده گرفته تا کارهای بسیار پیچیده پزشکی و هوا فضا و…

چک لیست ها به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل نمایید که تمام مواردی که باید انجام می شد

فراموش نشده است.باید بدانید که هیچ چک لیستی کامل نیست و اگر تازه می خواهید بر روی یک

موضوع کار کنید و برای آن چک لیست تهیه کنید باید مراحل ساده و کم شروع کنید تا کم کم

این چک لیستها کامل گردد.

با اینکه تهیه چک لیست بسیار ساده است ولی نیاز به تخصص دارد تا بتوانید تمام مواردی که مد نظر است

در چک لیست درج گردد.

برای اینکه چک لیست کاملی داشته باشید توصیه می شود از کار تیمی استفاده کنید

واعضای تیم را از اهداف و برنامه های خود مطلع کنید تا بهتر بتوانند به شما کمک کنند.

چک لیست چیست؟

به چک لیست فهر ست کنترل هم می گویند.

چک لیست ها یک عنصر روزمره هستند که بسیاری از مردم برای اطمینان از اینکه آنها در مسیر هستند، استفاده می کنند.

یک چیز در چک لیست خیلی جالب است و آن این است که شما وقتی پیشرفت خود را بررسی می کنید

با علامت(✔) آن راتایید می کنید.

و مواردی که تیک نزده اید باید اقدام کنید و نیاز به بررسی داریدو باید آن را بیشتر کار کنید .

در اطراف شما ممکن است یک چک لیست باشد مثل چک لیست خرید(که معمولا این برای این است که

دست خالی به خانه برنگردید و یک مهمانی خوب برگزار کنید ) ، لیست کارها( البته اگر وجود داشته باشد)،

چک لیست های مدرسه ، فعالیت های ایمنی که باید در کارتان مد نظر قرار دهید که سالم به خانه برگردید.

این موارد است که می تواند موفقیت یا عدم موفقیت شما را در کارتان تضمین کند

و اگر این چک لیست ها به خوبی طراحی گردد حتی می تواند شما را ارتقا هم بدهد.

چک لیست یک ابزار بسیار قدرتمند است که همه باید از آن استفاده کنیم .من(رضا یاوری) برای کارهایی که می خواهم

انجام دهد یک چک لیست دارم که ابتدای هفته آن را تدوین می کنم و وقتی که انجام می دهم آن ها را

تیک می زنم .خیلی لذت بخشه وقتی که اهدافت به نتیجه می رسه !

این مورد را نیز به شما می گوییم که شما هم بتوانید یک چک لیست خوب طراحی کنید و از آن لذت ببرید.

یک چک لیست خوب برای شما که حرفه ای هستید و می خواهید در مسیر تعالی باشید…

یک توجه ویژه:

یکی از بهترین ابزارهای ممکن است که می تواند  کیفیت فعالیت های شما را بهبود دهد.

فکر کنید شما یک جراح یا یک مهندس هستید و یا هر نوع فعالیت دیگر دارید ، و به این فکر کنید

که اگر یک اشتباه کوچک در کارتان انجام دهید چه اتفاقی برای شما می افتد ؟

باید بدانید که یک ابزار مهم شما در هر کاری تولید چک لیست  است و این ابزار بسیار با اهمیت و ارزشمند است.

قطعا یک لیست ساده از سوالات نیست،چک  لیست میتواند برای شناسایی نقاط قوت و ضعف ،

انجام دادن یا انجام ندادن کاری ، و پیشرفت روندکاری مورد استفاده قرار گیرد.

چرا باید از چک لیست استفاده کنیم؟

شما در بسیاری از موارد باید کارهایی را انجام بدهید که یا تکراری هستند و یا باید آن فعالیت بسیار خوب انجام شود .

بهترین شیوه مدیریت این کار ها استفاده از چک لیست است.

-کا رها تکراری هستند

-برخی از فعالیت ها حساسی هستند

-یک کاری که نمی دانید چطوری انجام می شود و با ید قدم به قدم انجام دهید.

-کا رهای مدیریتی

-فعالیت های آموزشی

-نظارت بر روی یک کار

-رفتار سنجی

-نمره دهی و ارزیابی از فعالیت ها

و….

دلایل شکست  در کار چیست؟

اغلب  افراد بر اساس یکی از این دو نوع مشکل زیر در کسب و کارشان با شکست مواجه می شوند.

نادانی:

خیلی ساده است این افراد نمی دانند که باید چه کاری انجام دهند.

دانش این افراد در آن مورد کم است و هر چه تلاش می کنند که کار خوبی را ارایه دهند

ولی به دلیلی که آن دانش را کسب نکرده اند با شکست مواجه می شوند.

ناتوانی:

دلیل دوم بر اساس بی کفایتی است .

وقتی که این افراد دانش مربوطه  را به طور مداوم و منظم فرامی گیرند و این مشکل اول را حل می کنند

ولی متاسفانه با یک مشکل دیگر مواجه می شوند و آن ناتوانی  است .

و ا ین بی کفایتی هنوز برطرف نشده است و به عنوان یک مشل جدی باقی مانده است .

با توجه که این افراد بهترین آموزش ها و بهترین دوره های آموزشی را نیز شرکت می کنند

و حتی یک گواهینامه آموزشی نیز دریافت می کنند و در حرفه خود بسیار توانمند می شوند

اما کما کان اشتباهات گران قیمت انجام می دهند.

مثلا استباهات در پزشکی غیر قابل جبران است، و هر لحظه پزشکان در معرض آسیب زدن به بیماران خود هستند.

شاید در اطراف خود شنیده اید که فلان پزشک بر اثر اشتباهی که انجام داده است باعث آسیب

یا مرگ بیمار خود شده است.و این اشتباهات حتی در بهترین بیمارستان ها نیز رخ می دهد.

و یا شاید شنیده اید که فلان کارخانه بر اساس فلان بی احتیاطی دچارحریق شدو از بین رفت.

خوشبختانه بشر این مشکل را برطرف کرده است که راه حلی بدهد برای اینکه اطمینان از استفاده

درست از دانش را تضمین کند .

اگر شما به دنبال بهبود ایمنی هستید اگر می خواهید بیماران شما مشکلی نداشته باشند

و اگر می خواهید یک مدیر موفق باشید و…. چک لیست یک ابزار قدرتمند برای شما است.

با توجه به سادگی این ابزار یکی از بهترین و شگفت انگیز ترین های بهبود کار ها می باشد.

یک چک لیست خوب چه ویژگی دارد؟

-دارای ابعاد مختلف است.

-روان و ساده نوشته شده است.

-براساس اهداف وبرنامه ها تدوین شده است.

-به جزئیات موضوع نیز پرداخته شده است.

-دارای دسته بندی موضوعی می باشد.

-همه افراد  می توانند به راحتی از آن بهره برداری نمایند.

[box type=”shadow” align=”aligncenter” class=”” width=””]یکی از بهترین روشهای مدیریت کارها استفاده از چک لیست است این موضوع را جدی بگیرید.[/box]

کاربردهای چک لیست چیست؟

– مشخص کردن صحت و درستی کارها

– کنترل یک موضوع

– جلوگیری از فراموشی کارها

– کنترل نمودن یک فعالیت

– ممیزی کارها

-صحه گذاری

-تایید کردن

-ایمنی یک کار مورد بررسی قرار گرفتن

– تعیین سطح

-مونتاژ کردن

-عمل جراحی

-تولید کردن

-برگزار کردن یک موضوع

-تهیه کردن یک فعالیت

-خرید کردن

و….

 چگونه یک چک لیست طراحی کنیم؟

برای اینکه یک چک لیست خوب طراحی شود باید مراحل زیر را انجام دهید تا بتوانید اثرات بیشتری داشته باشد.

شرکت های بزرگ مانند بوئینگ و ناسا و دیگر سازمان های بزرگ دارای تیم های کامل و دارای

مهارت تدوین چک لیست هستند .

شما می توانید پیشرفت چشمگیری با استفاده از چک لیست را تجربه کنید ، حتی اگر خودتان اقدام

به تدوین  می کنید و کسی نیست که برای شما اقدام کند با بهره گیری از این فرآیند

تدوین یک طراحی فوق العاده داشته باشید .

در این فرآیند به شما کمک می شود که توانید چک لیست مناسبی را تدوین کنید و شما می توانید

وقتی که  به تسلط خوبی در تدوین پیدا کردید برای فعالیت های مهم زندگی و کسب و کارتان

طراحی های فوق العاده داشته باشید.مثلا( آماده سازی برای یک سخنرانی، تولید یک محصول، راه اندازی یک کسب وکار و…)

یک تذکر:

معمولا مقاومت های بسیار زیادی برای ایجاد یک چک لیست پیچیده می شود و این پیچیدگی چون

را مراحل زیاد روبرو است می تواند د رچندین مرحله انجام شود، یک چک لیست فقط در صورتی استفاده

می شود که ارزش داشته باشد و بتواند کار شما را راحت کند و مسیر خوبی را به شما نشان دهد

پس در تدوین حواستان باشد .

مرحله۱: شناسایی اشتباهات احمقانه ای که باعث عدم موفقیت می شود.

درک مهمترین علل شکست اولین گام در طراحی وتدوین یک چک لیست مفید و کاربردی است.

رسیدگی به اشتباهات ، می تواند یکی از ورودی های شما برای تدوین یک چک لیست باشید

و می تواند در آن گنجانده شود.

[button color=”black” size=”medium” link=”https://modirenovin.com/نتایج-نظام-آراستگی/” icon=”fontawesome ” target=”true”]چرابه این مقاله نگاهی نمی اندازید؟ نتایج نظام آراستگی -۵s چیست؟ [/button]

مرحله۲: از دیگران بپرسید

در سازمان شما افراد دیگری هستند که یا همان کار مشابه را انجام می دهند یا از نتایج کار خود استفاده می کنند.

از این افراد خواهش کنید که ایده های خود را در خصوص  علل شکست ها خود در مورد آن کار برای شما

صحبت کنند و یا اگر پیشنهادی دارند  با شما درمیان بگذارند.

برخی از افراد عاشق این هستند که بتوانند ایده ه ای خود را به دیگران بگویند و تاثیری در کار دیگران

داشته باشند.شما از توانایی های این افراد استفاده کنید و یک چک لیست خوب طراحی کنید

و نتیجه کارتان را نیز به آنان ارایه کنید تا نظرات تکمیلی خود رابه شما ارایه نمایند.

مرحله۳: کارها را ساده کنید

آیا مراحل کاری که تدوین کرده اید همان چیزی است که باعث شکست می شوند.

در مورد یک گزارش مالی شرکت ، شما می توانید ساختار و اندازه فایل خود را برای اعتبار بررسی کنید ،

با استفاده از گزارش های قبلی به عنوان یک الگوی اولیه می توانید بهره برداری کنید .

شما باید اطمینان حاصل کنید که این موضوع به خوبی دنبال می شود  کار ها به سادگی بیان شده است.

مرحله۴: ایجاد مراحل ساده گفتگو

به عنوان مثال ،یک گام تدوین می شود که همه افراد دخیل در یک عمل جراحی و نقش های آن ها را معرفی کنید.

در زمینه مدیریت پروژه ، مراحل گفتگو اهمیت پیدا می کند.که باید با چه کسانی جلسه برگزار کنیم و از این قبیل موارد.

مراحل گفتگوی انتخاب شده برای چک لیست از علل شکست بیان می شود.در صورت گزارش مالی،

می توان یک جلسه کوتاه با ذی نفعان گذاشت و این گزارشات مورد بررسی قرار گیرد و قبل از تصویب

برای انتشار آماده سازی کنیم.

مرحله۵: تست چک لیست

پس از مراحل فوق که بیان شد شم بسیار خوش شانس هستید که بتوانید چک لیست خود را عملیاتی کنید.

انتظار داشته باشید که  اولین چک لیست شما دارای شکاف باشد و بسیاری از موارد را ندیده باشید ،

این شکاف ها را یاد آوری کنید و یادداشت کنید و از طریق این روند ادامه دهید .

در مثال گزارش مالی ممکن است که به اعتبار ارز و عوامل ارز خارج فایل منبع است.

مرحله ۶: چک لیست را اصلاح کنید.

بر اساس تجربه شما در مرحله ۵ ، شما یک سری از نواقص را شناسایی کرده اید و  حالا باید اقدام به بهود کنید

و این بهبود مستمر توسعه چک لیست را رقم می زند.

همانطور که کیفیت کار خود را با چک لیست بهبود می دهید ، باید دقت کنید که یافته های خود را با دیگران

نیز مطرح کنید تا بتوانید این بهبود را بیشتر کنید .

یک چک لیست از چه چیز های تشکیل شده است؟

چک لیست دارای اجزاء مختلف می باشد که به این عناصر اشاره می کنم.

۱-مشخصات:

باید مشخصات تهیه کننده و تکمیل کننده در آن مشخص باشد و افراد بدانند که چه شخصی اقدام

به تکیمل نموده است که در صورت نیاز از او سئوالاتی داشته باشند و یا برای گزارشات از آن استفاده کنند.

۲-تاریخ:

تاریخ از دو دسته مورد بررسی قرارمی گیرد:

۱-تاریخ تدوین چک لیست

شما در این مورد تاریخی که اقدام به انتشار کرده اید را درج می کنید تا استفاده کنند گان بدانند

قدمت آن چقدر است و آیا می توانند بر اساس تاریخ تهیه به آن اعتقاد داشته باشند یا خیر؟

 ۲-تاریخ تکمیل چک لیست

وقتی شما اقدام به تکمیل چک لیست می کنید باید دقیقا مشخص باشد که چه زمانی موارد مورد بررسی

قرار گرفته است و برای استفاده کننده از نتایج بسیار مهم است که زمان بررسی را ارایه دهیم.

تا بتواند تجزیه و تحلیل خوبی داشته باشد.

۳-عنوان یا موضوع:

باید عنوان به گونه ای باشد که هدف را مشخص کند.

۴-سئولات یا موارد بیان شده :

این بخش مهمترین قسمت چک لیست است و اهمیت و کاربردی بودن یک چک لیست در این قسمت بیان میگردد.

۵-نحوه نمره دهی و ارزیابی:

وقتی که شما سئولات و موارد خود را بیان نمودید باید برای اینکه خواننده بداند که کدام اجرایی شده

و یا خیر باید یک قسمتی برای درج پاسخ در نظر بگیرید .

شما پاسخ ها را می توانید با بله یا خیر و یا با تیک زدن مشخص کنید.

چک لیست ها باید ساده باشد که هر فردی که آن را مطالعه کرد بتواند متوجه موضوع شود.

۶-تکمیل کننده :

شما باید مشخص کنید این چک لیست توسط چه شخص و یا اشخاصی تکمیل می شود و این ارتباط با همدیگر بوجود آید.

انواع چک لیست:

چک لیست ها دو گونه اند :

۱-عمومی:

برای آن دسته از مواردی است که درتمامی موارد مشترک هستند و یا برای چند بخش کاربرد دارد.

۲-تخصصی:

برای هر محور و موضوع باید تهیه گردد و متناسب با اهداف و مأموریت و وظایف خاص نوشته گردد.

اساس پاسخ ها می تواند بر اساس ممیزی وبازرسی باشد که شما انجام می دهید و یا می خواهید

مطمئن شوید کاری به خوبی انجام شده است یا خیر !

موارد تخصصی معمولا بسیار مهم هستند  و برای تهیه آنها باید وقت صرف کرد تا بتوانید

موضوع کاری خود را در این چک لیست ها تدوین کنید.

چک لیستهای تخصصی به طور جداگانه و به تفکیک محورهای بازرسی، به تناسب اهـداف، مأموریتها

و وظایف خاص هر دستگاه تدوین می گردد. اساس تهیـه چـک لیـست روشـن کـردن پاسخهای محورهای بازرسی

است. این چک لیست ها عموماً بر روی کارهای تخصصی و یا بازرسی و نت بر روی تجهیزات

و دارایی ها تعریف می گردد.

نرم افزار ها :

شما برای اینکه یک چک لیست را انتشار دهید نیاز مند استفاده از نرم افزارهای مناسب کارتان می باشید

این نرم افزار ها مختلف هستند که به برخی از این نرم افزا رها که شما می توانید متناسب را نوع کارتان از آن ها استفاده نمایید.

۱-نرم افزار Word:

این نرم افزار ساده ترین نرم افزار می باشد که می توانید چک لیست های زیبا طراحی کنید .

۲-نرم افزارExcel :

این نرم افزار همانند Word است ولی دارای قابیلت های بیشتری است و دسته بندی های بهتری در آن صورت میگیرد.

همچنین شما در این نزم افزار می توانید محاسبات مورد نیاز را نیز انجام دهید که بتوانید فعالیت های

آماری نیز بر روی نتایج انجام شده داشته باشید.

۳-نرم افزار های تحت وبchecklist.com

این نرم افزار که در بستر وب می باشد و شما می توانید هم از وب سایت آن اقدام کنید و هم از اندروید

استفاده کنید و بانک خوبی را نیز در اختیار شما قرار می دهد.

این سایت با عنوان checklist.com می باشد به آدرس سایت مراجعه کنید و با ایجاد نام کاربری

برای خود از چندین فهرست در حوزه های مختلف نیز به صورت رایگان استفاده کنید.

[button color=”red” size=”medium” link=”checklist.com” icon=”fontawesome ” target=”true”]لینک سایت checklist.com[/button]

در مسیر تعالی باشید…

[padding right=”10%” left=”10%”][/padding]

[button color=”orange” size=”medium” link=”https://modirenovin.com/shop/آموزش-نظام-آراستگی/” icon=”fontawesome ” target=”true”]دوره جامع غیر حضوری آموزش نظام آراستگی-۵S[/button]

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری