ممیزی چیست؟

ممیزی یکی از فعالیت های مهم در کسب و کار است و اگر بخواهید کسب و کار پویا و زنده ای داشته باشید

باید این فعالیت را در سازمان جدی بگیرید.

برخی از فعالیت ها در کسب وکارها برمبنای یک سری استانداردها و بایدها و نباید ها انجام می شود که این فرآیند

 به هر صورت باید شکل نظام مند داشته باشد و روزانه ،هفتگی ،ماهیانه و سالیانه انجام گردد .

تمام این موارد بسته به گستردگی و بزرگی کسب و کار شما می باشد و شما نباید از این موضوع غافل شوید.

در این مقاله به این موضوع مهم می پردازد و سعی می نماید شما را با این فرآیند مهم و اثر گذار آشنا نماید.

تعریف ممیزی:

ممیزی یک فعالیت منظم و نظام مند است که برای پیدا کردن عدم انطباق های برنامه ریزی و اجرا می گردد

که بدانیم چقدر استانداردها و بایده و نباید های که اعلام شده است اجرا می گردد البته  این تعریف بسیار ساده

و روان شده است.

انواع ممیزی:

وقتی که می خواهید با این فرآیند آشنا شوید چه خوب است که بدانید چند نوع ممیزی داریم و چون هرکدام

 کار برد خود را دارد و صاحبان کسب وکار و افرادی که می خواهند فرآیند  را برنامه ریزی نمایند باید با آنها آشنا باشند.

داخلی:

این نوع ممیزی توسط ممیزان داخل سازمان انجام می شود .

این افراددرقسمت های مختلف سازمان حضوردارندوباآموزش هایی که دیده اند می توانند سیستمها،استاندارد‌ها

و بایدها و نبایدهای سازمان را مورد ممیزی قرار دهند .

این افراد شرایط استقلال دارند و نباید قسمت و واحد خود را مورد ممیزی قرار دهند تا بشکل اثر بخش و کاربرد

خوبی برای سازمان داشته باشد.

خارجی:

به چند بخش تقسیم می گردد که باید توجه داشته باشیم این نوع ممیزی تماماً توسط ممیزان خارج از سازمان

برنامه ریزی و اجرا می گردد .

شخص دوم:

در این فعالیت، ممیزان واردکسب و کار هایی می شوند که باآن ها قرار داد دارند و یا اینکه زیر مجموعه آنها هستند

و به نوعی تحت پوشش کسب و کار اصلی مدیریت می شوند و با نام برند یک کسب وکار شناخته می شوند ولی

بطور مستقل عمل می کنند .

مانند شرکت مدیر نوین که وارد کارخانجات زیر مجموعه خود می شود و آنها را ممیزی می کند.

شخص ثالث:

این ممیزی توسط سازمان های گواهینامه دهنده انجام می شود و فرآیند مشخصی هم دارد که وقتی کسب وکاری

بخواهد این ممیزی را انجام دهد باید درخواست خود را به این شرکت ها اعزام نمایند و در خصوص موضوع

مشخص اقدام گردد.

نحوه انجام ممیزی داخلی و خارجی:

برای این که بهتر بتوانیم ممیزی داخلی را بشناسیم باید بدانیم چه اقدامی برنامه ریزی و اجرا می گردد که بهتر

بتوانیم آن را مدیریت نماییم.

البته بسیاری از این موارد چون با هم مشترک است فقط به جنبه های مشترک پرداخته می شود.

تشکیل تیم :

ابتدا باید ما یک تیم که بتواند نسبت به موضوع ممیزی آگاهی و دانش دارند تشکیل دهیم

اعضای این تیم از یک  نفر به بالا بستگی به نوع سازمان و کسب وکار و بزرگی و کوچکی آن تقسیم بندی می شود.

هرچه که این موضوع بیشتر و با دقت انتخاب گردد می تواند اثر بخش تر باشد.

همیشه تیم ها از یک نفر راهنما و آشنا به نوع کسب وکار انتخاب می شودکه میتواند قوانین و دستورالعمل ها

و نوع کار را ارایه نماید و شخص بهتر می تواند که کسب وکار را ممیزی کند.

برنامه ممیزی چیست؟

برنامه ممیزی هم مانند دیگر برنامه ها در قالب مشخص که برای سازمان شونده ارسال می گردد تا با روند

آشنا شود و روند را سریعتر و نظام مند تر می کند.

همیشه این برنامه  بگونه ای است که صاحبان کسب و کار و افرادی که می خواهند در روند  قرار بگیرند 

بتوانند برنامه های کسب وکار و مدیریت های خود را هماهنگ کنند.

این برنامه از موارد زیر تشکیل شده است:

-ردیف

-مکان 

-موضوع 

-زمان

-نام اشخاص 

این برنامه بایستی  یک هفته زود تر از به دست سازمان برسد تا صاحبان کسب وکار بتوانند برنامه ریزی

مناسب نمایند.بیشتر برنامه ها بایستی منعطف  باشد و ممیز و صاحبان کسب وکار برنامه ممیزی راباهم می توانند تنظیم کنند.

تهیه چک لیست  چست؟

هر آنچه که باید ممیزی شود در قالب سئوالاتی تنظیم می گردد.

معمولاً چک لیست یکی از ابزار های مهم است ولی اجباری به تدوین وجود ندارد ولی بخاطر اینکهیک روند

مشخص داشته باشد این چک لیست تنظیم می گردد.

چک لیست هایی که از طرف اشخاص ثالث تنظیم می گردد بصورت استاندارد شده تهیه می شودولی

چک لیست های داخلی و ممیزی شخص دوم بسته به نیاز کسب وکار تنظیم می شود و هر چه که این

چک لیستبه جزئیات بپردازد در پیدا کردن مشکلات کسب و کار موفق تر عمل خواهد کرد و می شود با این

چک لیست راهنمایاجرای برنامه را نیز به مخاطب ارایه نمود.

[button color=”black” size=”medium” link=”https://modirenovin.com/%DA%86%DA%A9-%D9%84%DB%8C%D8%B3%D8%AA/” icon=”fontawesome ” target=”true”]چرا به این مقاله هم نگاهی نمی اندازید؟چک لیست چیست؟[/button]

طرح ممیزی:

وقتی ممیزی می خواهد انجام شود باید بر اساس یک طرح از پیش نوشته شده اقدام گردد.

همینطوری نمی توانیم وارد یک کسب وکار شویم و یا یک واحد را ممیزی کنیم.

وقتی که می خواهیم طرح را تدوین کنیم به این موارد حتما توجه کنیم:

۱- کدام قسمت و نوع کسب وکار مشخص شود

۲-چه موضوعاتی مد نظر است و می خواهد به چه نتایجی دست پیدا کند.

ارسال طرح به قسمت ها:

معمولا سر ممیزی باید طرح ممیزی را حداقل یک هفته زودتر به واحد ها و یا یک سازمان ارسال کند که آن سازمان

بتواند برنامه ریزی داشته باشد.

البته باید توجه داشت که قبل از تدوین طرح حتما باید یک شناخت نسبی نیز از کسب وکار داشته باشیم

و یا حتی یک قسمت مشخص و اگر لازم شد باید یک نفر از سازمان مربوطه به ما اطلاعات لازم را ارسال کند و با

او در اتباط باشیم.

جلسه تیم :

یکی از مهمترین جلسات،جلسه تیم  است معمولا چون ممیزهایی که می خواهند یک سازمان و یا

یک واحد را ممیزی نمایند از قسمت های مختلف و مکان های دیگر انتخاب شده اند به همین خاطر شاید هیچ

اطلاعی از کسب وکار و یا مواردی که نیاز است که  با همدیگر آشنایی داشته باشند

در این جلسه رخ می دهد  با هم کالیبره شوند و تمام موارد به صورت یکسان در هنگام اجرا خطای کمتری رخ دهد

و به صورت سلیقه ای نشود.

افتتاحیه:

ممیزان در روز اول و یا حتی ساعت اول  قبل از هر کاری باید اقدام به افتتاحیه کنند و این اقدام می تواند

یک راه کاری بسیار خوب برای این که ممیزیان شناخته شوند اعضای آن قسمت یا سازمان شناخته شوند

و همه و همه کمک می کند که بتوانند یک فعالیت نظام مند و قابل قبول ارایه نمایند.

در این جلسه نسبت به نوع فعالیت ها و نحوه ممیزی پرداخته می شود خواسته ها مطرح می گردد

و معولا شیوه ها و استاندارد ها و یا موضوع خاصی که ممیزان در نظر دارند بیان می گردد.

اجرا:

تیم ممیزی باید طبق برنامه اقدام کند و در این مرحله تمام ممیزان باید در آن سازمان حضور یابند و تمام

موضوعاتی که در طرح ممیزی به سازمان اعلام کرده بودند را مشاهده نمایند.

ثبت عدم انطباق ها:

ممیزان در هنگام ممیزی ممکن است به موضوعاتی که خارج از  استاندارد یا موضوع  می باشد برخورد کنند

و در این هنگام در چک لیست های مخصوص باید نسبت به ثبت آن اقدام نمایند .

جمع بندی و جلسه اختتامیه:

در جلسه اختتامیه ممیزان اقدام به ارایه گزارش می کنند و برخی از نقاط قوت و نقاط قابل بهبود که در مکان

مشاهده کرده اند را ارایه می نمایند و سازمان اگر مشکلی در این گزارش داشت می تواند از خود دفاع کند و

مستندات مورد نیاز را ارایه نماید .

البته باید توجه داشت در این قسمت قبل از جلسه اختتامیه ممیزیان یک جمع بندی انجام می دهند و موارد

عدم انطباق را با هم مورد بررسی قرار می دهند و سر ممیز نسبت به جمع بندی گزارشات اقدام می کند .

ماخوشحال می شویم نظرات و کامنت های شما را می  بینیم.

آدرس اینستاگرام مدیر نوین:  https://www.instagram.com/rezayavari88

آدرس کانال تلگرام مدیر نوین: http://telegram.me/modirenovin

نویسنده:رضایاوری

در مسیر تعالی باشید…